Оформлення суміщення посад інспектора з кадрів на підприємстві

У вашій ситуації можна оформити суміщення посади інспектора з кадрів і покласти обов’язки з ведення військового обліку на цього ж працівника, встановивши доплату у відсотках або фіксованою сумою за домовленістю сторін, але не безоплатно.

Обґрунтування

1. Суміщення посад — правильний варіант оформлення. Суміщення — це виконання працівником поряд із основною роботою додаткової роботи за іншою посадою в межах робочого часу без окремого трудового договору, з доплатою за рахунок економії фонду оплати праці, що випливає зі змісту ст. 105 КЗпП і прямо названо суміщенням професій (посад) у ст. 105 Кодексу законів про працю України. Для інспектора з кадрів у штаті достатньо: передбачити посаду у штатному розписі, залишивши її вакантною, і доручити її за суміщенням чинному працівнику.

2. Документальне оформлення суміщення посади інспектора з кадрів. Для встановлення суміщення потрібно:

   1. Перевірити/внести посаду «інспектор з кадрів» до штатного розпису як вакантну.
   2. Отримати від працівника заяву про згоду на суміщення цієї посади (або оформити письмову пропозицію роботодавця та згоду працівника).
   3. Видати наказ про суміщення, де зазначити: назву суміщуваної посади, дату початку, строк (якщо строкове), перелік основних додаткових обов’язків та розмір доплати.
   4. Ознайомити працівника з наказом під підпис.
   5. За потреби доповнити посадову інструкцію за основною посадою пунктом «виконує обов’язки інспектора з кадрів згідно з наказом…» — як внутрішню конкретизацію.

3. Покладення обов’язків з ведення військового обліку та доплата за ВО. Обов’язки з ведення військового обліку покладають на працівників служби персоналу або, за їх відсутності, на особу, яка веде облік працівників, із встановленням доплати в розмірі до 50% посадового окладу згідно з п. 10 Порядку №1487. Для цього:

   1. Отримати заяву працівника про згоду вести військовий облік або оформити письмову пропозицію із відміткою «згоден».
   2. Видати окремий наказ про покладення обов’язків з ведення військового обліку, де: перерахувати основні обов’язки, зафіксувати розмір доплати (відсоток або суму), дату початку;
   3. Протягом 7 днів з дати наказу направити до ТЦК повідомлення за додатком 1 до Порядку №1487.
   4. За потреби доповнити посадову інструкцію (або інструкцію інспектора з кадрів), але з урахуванням того, що ТЦК очікує окрему доплату, навіть якщо обов’язки відображені в інструкції.

4. Розмір і форма доплати за суміщення та за військовий облік.

   1. За суміщення посади інспектора з кадрів: розміри доплат за суміщення визначаються роботодавцем у колективному договорі або іншому локальному акті, що випливає з ч. 2 ст. 105 КЗпП та ч. 2 ст. 97 КЗпП. Для приватного підприємства немає законодавчої межі 50% — можна встановити будь-який відсоток або фіксовану суму, головне — щоб робота не була безоплатною.
   2. За ведення військового обліку: Порядок №1487 говорить про доплату «до 50% посадового окладу», тобто обов’язково як доплату до окладу, формально у відсотках, але розмір у межах 1–50% визначає роботодавець. Для приватного підприємства практично допускається і вищий відсоток, проте безпечніше триматися межі «до 50%», щоб не виникало питань у ТЦК.
   3. Обидві доплати (за суміщення і за ВО) можна:
      • встановити у відсотках до окладу (найзручніше й менше запитань у перевіряючих);
      • або як фіксовані суми, закріпивши їх у Положенні про оплату праці та наказах, розуміючи, що ТЦК більше «любить» відсотки саме щодо військового обліку.

5. Практичний підхід до вибору моделі оплати. На приватному підприємстві, щоб уникнути суперечок:
   • у Положенні про оплату праці пропишіть, що доплата за суміщення посади інспектора з кадрів становить, наприклад, 20% окладу за основною посадою працівника або 20% окладу суміщуваної посади;
   • доплата за ведення військового обліку — окремо, напр., 30% посадового окладу працівника, відповідального за ВО, у межах вимоги Порядку №1487;
   • у наказі чітко розділіть: «встановити доплату за суміщення посади інспектора з кадрів…» і «встановити доплату за ведення військового обліку…» із зазначенням бази нарахування та відсотка або суми.

У вашому випадку доцільно оформити: один наказ про суміщення посади інспектора з кадрів із доплатою та окремий наказ (або окремий пункт) про покладення обов’язків з ведення військового обліку з доплатою до 50% від окладу, закріпивши обидві доплати у Положенні про оплату праці.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?