Процедура повернення оцифрованих трудових книжок працівникам: що потрібно

Потрібно видати трудові книжки працівникам під підпис, оформивши заяви від працівників, наказ керівника та записи в Книзі обліку руху трудових книжок, а також за потреби — пересилання поштою чи видачу за довіреністю.

Обґрунтування

1. Коли роботодавець має право видати трудові книжки Закон прямо дозволяє видачу трудової книжки працівнику у трьох випадках: при звільненні, після завершення включення ПФУ відсутніх відомостей до реєстру застрахованих осіб, а також під час воєнного стану за спеціальною процедурою, про що йдеться у п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1217-ІХ та ст. 7 Закону № 2136-ІХ. Оцифрування саме по собі не створює обов’язку автоматично видати книжки, але після завершення перехідного періоду й оцифрування вважається безпечним практичним варіантом видати їх за наказом і заявами працівників.

2. Обов’язкові документи при видачі трудових книжок Для організованої видачі після оцифрування рекомендовано оформити:

   • заяву працівника із проханням видати йому трудову книжку;
   • наказ керівника про видачу трудової книжки конкретному працівнику або всім працівникам;
   • запис у Книзі обліку руху трудових книжок із зазначенням дати та підстави видачі, де в графі 12 фіксують дату і формулювання на кшталт «за заявою» або реквізити наказу, а в графі 13 працівник ставить підпис про отримання. Такий підхід відповідає вимозі видачі під підпис, що випливає з трудового законодавства і пункту 4.2 Інструкції № 58 щодо пересилання та фіксації видачі трудових книжок.

3. Особливі випадки: відсутні працівники, пересилання, представники Якщо працівник не може з’явитися особисто, паперову книжку можна надіслати поштою за його письмовою заявою, де він зазначає повну адресу й дає згоду на пересилання, оскільки пересилання поштою допускається лише за письмовою згодою працівника за п. 4.2 Інструкції № 58. Видача книжки родичу чи іншій третій особі допускається за нотаріально посвідченою довіреністю з відміткою в Книзі обліку про видачу на підставі довіреності.

4. Що не є обов’язковим та як підтвердити оцифрування Спеціальний наказ «про перехід на ЕТК» не потрібен, оскільки облік трудової діяльності в електронній формі прямо закріплено у ст. 48 КЗпП, а електронні трудові книжки ведуться в реєстрі застрахованих осіб за самим законом. Підтвердженням для працівника, що його трудова оцифрована, є витяг з електронної трудової книжки, який він самостійно формує в особистому кабінеті на порталі ПФУ й може надавати новому роботодавцю замість паперової книжки.

За потреби можете уточнити, чи плануєте разову масову видачу всім працівникам, чи точкову за їхніми заявами — від цього залежить форма наказу.