Передача програмного забезпечення та документації при наймі бухгалтера

Передати ПЗ і документацію потрібно за актом приймання‑передання від консалтингової компанії до підприємства (в особі керівника / нового головбуха) із поіменним переліком програм, носіїв доступу та всіх облікових документів, а ПЗ, придбане у власність, оформити як нематеріальний актив актом введення в господарський оборот і інвентарною карткою.

Обґрунтування

1. Як передати та оформити програмне забезпечення
Передання прав на програмне забезпечення доцільно оформлювати актом приймання‑передання, а не видатковою накладною, якщо передається не «фізичний» товар, а права користування ПЗ або ПЗ в електронному вигляді. Такий акт має чітко відображати зміст операції (що саме передається: ліцензія, ключ, акаунт, доступ до «хмари», строк користування тощо), що відповідає вимогам до первинних документів зі змісту господарської операції за статтею 9 Закону №996‑XIV.
Якщо підприємство придбало облікову програму у власність (ліцензія безстрокова або на тривалий строк, обліковується як НМА), її слід:

• ввести в експлуатацію як нематеріальний актив актом введення в експлуатацію / актом введення в господарський оборот;
• відкрити інвентарну картку НМА (для облікової програми – на рахунку 125 або 127), як це передбачено для НМА, з урахуванням типових форм НА‑1 і НА‑2, затверджених наказом МФУ від 22.11.2004 №732, наведених у наказі «Про затвердження типових форм первинного обліку об'єктів права інтелектуальної власності…».

2. Строки й особливості обліку ПЗ як нематеріального активу
Якщо ПЗ обліковується як НМА, підприємство встановлює строк корисного використання наказом про введення в експлуатацію з урахуванням вимог до групи 5 НМА, де строк амортизації визначається правовстановлюючим документом, але не менше 2 років, або, якщо строк не визначений, – не менше 2 і не більше 10 років, згідно з п. 136.3.4 ПКУ.
Усі дії з введення ПЗ у експлуатацію мають бути підтверджені первинними документами: наказом керівника про введення ПЗ, актом введення НМА, інвентарною карткою, призначенням відповідальної особи за збереження НМА.

3. Передача бухгалтерської документації від консалтингової компанії
Закон не встановлює спеціального порядку передання бухгалтерських справ від консалтингова до штатного бухгалтера, тому підприємство визначає його внутрішніми документами, а керівник відповідає за організацію обліку та збереження документів за ч. 2 та ч. 3 ст. 8 Закону №996‑XIV.
Оптимальний порядок:

• видати наказ керівника про приймання‑передання бухгалтерських справ, яким:
  • визначити особу, що приймає справи (новий головбух або інша уповноважена особа);
  • створити комісію з приймання‑передання;
  • встановити строки та перелік документів для передання;
• скласти акт приймання‑передання справ між консалтинговою компанією та підприємством, у якому перелічити:
  • первинні документи, облікові регістри, звітність (податкова, фінансова, статистична);
  • договори з контрагентами, акти звірки, листування з контролюючими органами;
  • внутрішні положення з обліку, оплати праці, касової дисципліни тощо.
    Такий акт фіксує стан обліку та дозволяє новому головбуху довести, що певні порушення виникли до його призначення, що критично для розмежування відповідальності, про що свідчать підходи до приймання‑передання справ і захисту бухгалтера.

4. Доцільність інвентаризації при прийнятті справ новим головним бухгалтером
Керівник має право, навіть без прямої законодавчої вимоги, призначити інвентаризацію активів і зобов’язань при зміні відповідального за облік, щоб підтвердити їх фактичний стан і відокремити помилки попередника. Проведення інвентаризації та документальне підтвердження наявності активів, їх стану й реальності зобов’язань прямо відноситься до завдань інвентаризації за ч. 1 ст. 10 Закону №996‑XIV.
Результати інвентаризації програмного забезпечення як НМА оформлюють інвентаризаційними описами, звіряльними відомостями та протоколом комісії, як це передбачено порядком інвентаризації НМА та типовими формами НА‑1 і НА‑2 для об’єктів права інтелектуальної власності.

Рекомендація:
У вашій ситуації доцільно: 1) видати наказ керівника про створення комісії та порядок приймання‑передання ПЗ і бухгалтерських справ; 2) оформити окремі акти: на передачу прав/доступів до ПЗ та на передачу всієї бухгалтерської документації; 3) ввести ПЗ у облік як НМА актом НА‑1 та інвентарною карткою НА‑2; 4) провести інвентаризацію ключових активів і зобов’язань на дату приймання справ новим головбухом.

Саме таке поєднання наказу, актів приймання‑передання та, за можливості, інвентаризації мінімізує ризики для підприємства й нового головного бухгалтера.