Процедура внесення змін до документів при змінах прізвища працівника

Потрібно оновити всі кадрові та облікові документи, де фігурує прізвище працівниці, скласти додаткову угоду до трудового договору, та відобразити зміни в посадовій інструкції шляхом заміни прізвища на нове на підставі наказу.

На підставі заяви працівниці та документів, що підтверджують зміну прізвища, роботодавець видає наказ щодо зміни прізвища працівниці та внесення змін в кадрові документи.

Трудова книжка (якщо ведеться паперова). Відповідно до п.2.13 Інструкції 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на
внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів. В Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів слід закреслити старе прізвище, вписати нове, реквізити документа-підстави.

В електронну трудову книжку запис вноситься автоматично на підставі звітності.

Особова справа. Старе прізвище слід закреслити, вписати нове, вказати реквізити наказу та документа-підстави. Аналогічно вносяться зміни в Журнал обліку особових справ, та особову картку працівника.

Графік відпусток. У графі «Примітки» зазначити, що прізвище змінено, вказати нове.

Норми законодавства прямо не зобов’язують укладати додаткову угоду до трудового договору лише через зміну прізвища.Але ми рекомендуємо це зробити.

Якщо посадова інструкція оформлена персонально на працівницю (із зазначенням її ПІБ у «шапці») на титульній сторінці або першому аркуші закреслити старе прізвище однією рискою й надписати нове;

поруч або внизу зробити примітку типу «Прізвище змінено на підставі наказу від … № …», підпис відповідальної особи, дата.

Детально про дії роботодавця у нашому матеріалі https://7eminar.ua/news/7821-pracivnicya-zminila-prizvishhe-diyi-robotodavcya

Об'єднану звітність подаєте з новим прізвищем.

Раді допомогти, звертайтесь ще!