Можливість повторного прийняття працівника на роботу з-за кордону

Так, прийняти працівника, який постійно перебуває за кордоном і працює дистанційно, закон дозволяє. Оформлюєте його як звичайного працівника, але з дистанційною формою роботи, з урахуванням воєнного стану та правил електронного документообігу.

Обґрунтування

1. Дистанційна робота може виконуватись з-за кордону Дистанційна робота – це виконання роботи поза приміщеннями роботодавця, у будь-якому місці за вибором працівника з використанням ІКТ, і норма не обмежує це територією України (ст. 60-2 Кодексу законів про працю). Для працівників ОМС і приватних роботодавців окремих заборон на дистанційну роботу за кордоном немає, обмеження встановлені лише для держслужбовців і держсектору окремими постановами КМУ.

2. Форма трудового договору під час воєнного стану За загальним правилом при укладенні трудового договору про дистанційну роботу потрібна письмова форма (п. 6-1 ст. 24 КЗпП). Але на період воєнного стану сторони самі можуть обирати форму трудового договору, у тому числі електронну чи усну, за взаємною згодою (ст. 2 Закону №2136-IX). Практично доцільно укласти письмовий або електронний договір (у т.ч. за типовою формою, затвердженою наказом Мінекономіки від 05.05.2021 №913-21), де чітко прописати умови дистанційної роботи.

3. Електронний документообіг з працівником за кордоном Роботодавець може ознайомлювати працівника з наказами та іншими документами через визначені в трудовому договорі засоби електронних комунікацій з накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису (ч. 3 ст. 29 КЗпП). Крім того, у період воєнного стану сторони можуть домовитись про будь-які альтернативні способи створення, пересилання і зберігання трудових документів та будь-який доступний спосіб електронної комунікації (електронна пошта, месенджери тощо) за спільною згодою (ч. 2 ст. 7 Закону №2136-IX).

4. Практичні кроки роботодавця

1. Узгодити з працівником формат роботи: дистанційна робота, повна/неповна зайнятість, графік, оплата, місце виконання роботи «за межами України».
2. Отримати від нього заяву про прийняття на роботу з дистанційною формою (можна електронною поштою / месенджером, якщо це погоджено).
3. Укласти трудовий договір про дистанційну роботу:
   • або письмово з обміном сканами/КЕП;
   • або в електронній формі з КЕП;
   • зазначити, що робота є дистанційною, порядок комунікації, використання техніки, можливі компенсації витрат, обов’язок бути на зв’язку.
4. Видати наказ про прийняття на роботу із зазначенням дистанційної форми роботи, ознайомити працівника в узгоджений електронний спосіб.
5. Подати повідомлення до податкової про прийняття працівника на роботу у загальному порядку.
6. Організувати дистанційне ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовою інструкцією, інструкціями з охорони праці відповідно до ст. 29 КЗпП, зафіксувавши факт ознайомлення електронними засобами.

5. Що варто додатково врахувати Працівник, який тривалий час проживає за кордоном, може змінити податкове резидентство, але для роботодавця це не скасовує обов’язку нараховувати ЄСВ на зарплату працівника незалежно від місця виконання роботи (ст. 4 Закону №2464-VI). Питання ПДФО і військового збору можуть залежати від наданої працівником довідки про податкове резидентство іншої держави і положень конвенції про уникнення подвійного оподаткування, тож доцільно окремо проаналізувати конкретну країну і, за потреби, отримати індивідуальну податкову консультацію.

Рекомендація: оформіть працівника як дистанційного за звичайною процедурою прийняття, обов’язково пропишіть умови дистанційки в договорі та внутрішньому положенні, а питання податкового резидентства працівника за кордоном пропрацюйте спільно з бухгалтером і, за потреби, податковим консультантом.

Відновлення співпраці з працівником, який постійно перебуває за кордоном, цілком реальне, якщо оформити його як дистанційного працівника з правильно налагодженим електронним документообігом і врахованими податковими нюансами.