Звільнення працівника за прогул: кроки та альтернативи дій

Можете звільнити працівника за прогул, але тільки з дотриманням усієї дисциплінарної процедури і належної фіксації причин відсутності; альтернативою є очікування його появи і звільнення за власним бажанням, але це без гарантій і затягує ситуацію.

Обґрунтування

Звільнення за прогул можливе, якщо працівник відсутній на роботі більше трьох годин протягом робочого дня без поважних причин, що прямо передбачено як підстава для розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця. Це випливає з норми про прогул як підставу звільнення за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Вживання алкоголю не є поважною причиною неявки, але це треба підтвердити документально.

Звільнення за прогул є дисциплінарним стягненням, тому обов’язково треба дотриматися процедури: зафіксувати відсутність, витребувати письмові пояснення, дотриматися строків накладення стягнення і належно оформити наказ. Такий підхід відповідає загальній моделі звільнення за прогул за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП.

Якщо працівник не виходить на зв’язок тривалий час, але ще немає 4 місяців суцільної відсутності без будь-яких відомостей, підстава для звільнення за відсутність понад 4 місяці не застосовується. Для неї закон вимагає одночасно і відсутності на роботі понад 4 місяці поспіль, і повної відсутності інформації про причини відсутності протягом усього цього часу за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 Кодексу законів про працю України. У вас минуло лише близько двох тижнів, тому зараз можна говорити саме про прогули, а не про 4-місячну відсутність.

Після звільнення роботодавець зобов’язаний провести повний розрахунок із працівником, включно з компенсацією невикористаної відпустки, незалежно від того, з’явився працівник особисто чи ні. Цей обов’язок виникає в день звільнення і випливає з загального правила про розрахунок при припиненні трудових відносин за ст. 116 КЗпП. У разі відсутності контакту виплати можна перерахувати на зарплатну картку, а інформацію про звільнення і можливість отримати кошти направити листом.

Підсумовуючи, звільнення “по статті” за прогул можливе і доцільне, якщо ви грамотно зафіксуєте відсутність, спроби зв’язку та відсутність поважних причин, і встигнете видати наказ у межах строків дисциплінарного стягнення.

Алгоритм дій

1. Фіксація відсутності щоденно

   1. Щодня, коли працівник не з’явився, складайте акт про відсутність на роботі із зазначенням дати, орієнтовного часу відсутності, посади і прізвищ членів комісії, не менше 2–3 підписів.
   2. У табелі обліку робочого часу проставляйте код «НЗ» (неявка з нез’ясованих причин) за кожен день, поки причини офіційно невідомі.

2. Спроби встановити зв’язок і витребування пояснень

   1. Окремо оформіть доповідну записку керівника підрозділу на директора про те, що працівник не з’являється на роботі.
   2. Надішліть на адресу реєстрації (і, за наявності, фактичну адресу) рекомендований лист з описом вкладення і повідомленням про вручення з вимогою: з’явитися на роботу; надати письмові пояснення причин відсутності за конкретні дати.
   3. Збережіть квитанції, опис вкладення, повернутий конверт або повідомлення про вручення як докази.
   4. Паралельно фіксуйте спроби зв’язку телефоном та в месенджерах (скріншоти з датами, за потреби – акт про безрезультатні дзвінки).

3. Оцінка причин і прийняття рішення

   1. Якщо працівник надасть письмові пояснення і причини очевидно неповажні (алкогольне сп’яніння, “не хотів/не міг прийти”), ви можете визнати їх неповажними і прийняти рішення про дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення за прогул за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП.
   2. Якщо працівник не дає пояснень і не виходить на зв’язок, але ви належно витребували пояснення і маєте докази, цей етап вважається виконаним і можна переходити до наказу про звільнення.

4. Підготовка та видання наказу про звільнення

   1. Переконайтеся, що: не минув один місяць з дня виявлення прогулу (дня, коли керівництво дізналося про відсутність) і не минуло 6 місяців з дня самого прогулу.
   2. Підготуйте наказ про звільнення із посиланням на документальну підставу (акти відсутності, доповідні, листи, відсутність або зміст пояснень) і норму п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП.
   3. Дата звільнення, як правило, – останній день фактичної роботи перед першим днем прогулу; дата наказу може бути пізніше, але в межах строків дисциплінарного стягнення.

5. Розрахунок і документи працівнику

   1. У день, визначений датою звільнення, нарахуйте всі належні суми, включно з компенсацією за невикористану відпустку, відповідно до вимог ст. 116 КЗпП.
   2. Якщо працівник не з’являється, перераховуйте кошти на зарплатну картку, а копію наказу та повідомлення про нараховані суми надішліть рекомендованим листом з повідомленням про вручення за останньою відомою адресою.

6. Альтернативні варіанти

   1. Якщо працівник з’явиться і напише заяву про звільнення за власним бажанням, можна припинити трудовий договір за загальною підставою, а період відсутності залишити в табелі як «НЗ» або після пояснень частково «ПР» – це менш конфліктний шлях, але залежить від доброї волі працівника.
   2. Якщо він буде продовжувати не виходити на зв’язок довго, з часом (понад 4 місяці суцільної відсутності без будь-яких відомостей про причини) можна розглядати і припинення трудового договору за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП, але це довгий і формально інший механізм.

Ризики / нюанси

1. Строки дисциплінарного стягнення. Наказ про звільнення треба видати не пізніше одного місяця з дня виявлення прогулу і не пізніше 6 місяців з дня його вчинення, інакше звільнення можуть визнати незаконним.

2. Обов’язковість витребування пояснень. Якщо не буде доказів, що ви запитували пояснення у працівника, суд із високою ймовірністю визнає порушення процедури, навіть якщо факт прогулу очевидний.

3. Доведення відсутності поважних причин. Навіть якщо ви “знаєте”, що він у запої, у спорі матимуть значення лише документи і пояснення; працівник може заднім числом послатися на хворобу, госпіталізацію тощо, тому максимально фіксуйте всі спроби контакту і обставини.

4. Вибір між швидким звільненням і очікуванням. Очікувати його заяву “за власним бажанням” юридично безпечніше, але не гарантовано і не вирішує проблему зараз. Звільнення за прогул швидше, але вимагає акуратності й документування, щоб мінімізувати ризики поновлення через суд.

Якщо надасте дати першого дня неявки та акти, можна буде додатково звірити строки і сформулювання для наказу.