Вимоги до зберігання документів ТОВ: обов'язки та можливості

Так, можна зберігати документи в офісі.

Поки підприємство працює, документи зберігаються за місцем реєстрації або у фактичному офісі. Передавати документи в державний архів потрібно лише у двох випадках:

• Підприємство ліквідується.
• Ви є "фондоутворювачем" (діяльність має особливу цінність для держави, що для звичайних ТОВ рідкість).

Законодавчо жорстких вимог щодо зберігання не встановлено. Документи мають бути в безпеці від вогню, вологи та сторонніх осіб. Шафа або тумба, що замикається — цілком законний варіант.

Що обов'язково прошивати та описувати:

• Документи тривалого зберігання (понад 10 років). Це накази з кадрів (прийом, звільнення), особові картки.

За правилами архівного діла (п. 1 гл. 1 розд. V Правил № 1000/5), документи тривалого зберігання мають бути оформлені у "справи". Це передбачає: нумерацію аркушів, складання внутрішнього опису та наявність засвідчувального напису.

Їх варто раз на рік зшивати у тверду обкладинку, нумерувати сторінки та робити опис. Це захищає від втрати даних про стаж працівників.

Первинні документи (5-7 років зберігання) (накладні, акти, банківські виписки) не обов’язково прошивати нитками. Достатньо зберігати в підписаних папках-реєстраторах за хронологією.

Найбільш "лайтовий" законний варіант

• Призначте наказом відповідального за зберігання документів.
• Затвердіть Номенклатуру справ.
• Складіть документи в папки, підпишіть термін зберігання.

Передати документу юристу на зберігання можливо. Це законно, але важливо, щоб це був саме адвокат (із діючим свідоцтвом) і був укладений договір про правову допомогу. Тільки це дає захист "адвокатською таємницею". Передача просто юристу без статусу адвоката не дає особливих юридичних переваг при обшуку.

"Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти" https://kadroland.com/news/1672-nomenklatura-sprav-pidprijemstva-dlya-cogo-potribna-ta-yak-skladajetsya

Раді допомогти, звертайтесь ще!