Документи та проводки для списання пального на підприємстві

Для обліку та списання пального, придбаного за паливними картками, підприємству потрібно організувати внутрішній документообіг, затвердити норми витрат пального та вести облік на субрахунку 203 «Паливо» відповідно до Інструкції про застосування плану рахунків 291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99 та Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Порядок оприбуткування пального залежить від умов договору з ТОВ «ОККО» та виду паливної картки.

Якщо використовується літрова паливна картка, кількість і вартість пального фіксуються в момент оплати. Право власності на пальне зазвичай переходить у момент отримання видаткової накладної та зарахування літрів на картку. Таке пальне обліковується як передане на відповідальне зберігання постачальнику.

Якщо використовується гривнева паливна картка, вона є платіжним інструментом, а право власності на пальне виникає лише під час фактичної заправки транспортного засобу на АЗС.

Для підтвердження придбання пального використовують договір із постачальником, рахунок, видаткову накладну, податкову накладну, зареєстровану в ЄРПН, чеки РРО та POS-термінала, а також щомісячний звіт постачальника щодо руху пального за картками.

Списання пального здійснюється на підставі первинних документів, що підтверджують використання автомобіля та витрати пального. Відповідно до ст. 9 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підприємство має право самостійно розробити форму подорожнього або маршрутного листа із зазначенням обов’язкових реквізитів первинного документа.

Оскільки типові норми витрат пального не є обов’язковими, підприємство може затвердити власні норми наказом керівника. Такі норми можуть бути розроблені на підставі технічної документації транспортних засобів, фактичних показників експлуатації або Методичних рекомендацій.

Для вантажних перевезень у подорожньому або маршрутному листі доцільно зазначати дату рейсу, маршрут, показники спідометра, залишки пального на початок і кінець рейсу, кількість отриманого пального та фактичні витрати.

Наприкінці місяця на підставі подорожніх листів оформлюється зведений акт списання пального.

Проведення:

Перераховано оплату постачальнику пального — Дт 371 – Кт 311

Відображено податковий кредит з ПДВ — Дт 641/ПДВ – Кт 644

Оприбутковано пальне за видатковою накладною — Дт 203 – Кт 631

Зараховано передоплату — Дт 631 – Кт 371

Передано пальне у бак автомобіля — Дт 203/Бак – Кт 203

Списано пальне на витрати перевезення — Дт 23 – Кт 203/Бак

Якщо пальне використовується для загальновиробничих потреб, може застосовуватись рахунок 91 відповідно до НПСБО 16 “Витрати” https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text.

Для організації обліку доцільно оформити:

наказ про експлуатацію транспортних засобів та закріплення їх за водіями;

наказ про затвердження норм витрат пального;

форми подорожніх або маршрутних листів;

акт списання пального;

порядок контролю за використанням паливних карток.

Під час перевірок податкові органи звертають увагу на відповідність обсягів списаного пального фактичному пробігу та затвердженим нормам. Якщо перевитрати пального не підтверджені документально або технічно не обґрунтовані, контролюючі органи можуть розцінити їх як додаткове благо працівника з оподаткуванням ПДФО 18% та військовим збором 5%, а також із нарахуванням податкових зобов’язань з ПДВ відповідно до п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Раді допомогти, звертайтесь ще!