Як правильно звільнити працівника після підтвердження смерті

У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин (п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text )., а саме видати відповідний наказ та усі належні померлому працівникові грошові суми виплатити членам його сім’ї або спадкоємцям.
Підставою для припинення трудових відносин з померлим працівником є належним чином оформлене свідоцтво про смерть або ж рішення суду. Без указаного документа припинити трудовий договір із таким працівником не вийде. Тому поки не буде підтвердних документів, табелюйте такого працівника кодом НЗ. Потім можна буде зробити коригуючий табель.
Дата припинення ТД у вас не буде збігатись із датою видання наказу і це не є помилкою (див. лист Мінсоцполітики № 284/06/186-10 від 21.12.2010 р.). Тобто наказ про припинення ТД у вас буде виданий пізніше дати смерті,, але в наказі зазначайте дату припинення трудового договору дату смерті працівника.
У наказі про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю вказується кількість днів невикористаної щорічної основної відпустки та додаткової відпустки для працівників, які мають дітей, якщо є такі невикористані дні. Також при остаточному розрахунку слід нарахувати лікарняні, якщо такі були. За правилами ч. 1 ст. 1227 Цивільного кодексу суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності - входять до складу спадщини. Згідно з ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки у разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, що не була одержана за життя, виплачується членам сім’ї такого працівника, а у разі їх відсутності - входить до складу спадщини. Тобто і зарплату і компенсацію відпустки слід виплтити членам сімї померлого працівника.
Відповідно до ст. 3 Сімейного кодексу України сім'ю складають особи, які одночасно:
спільно проживають;
пов'язані спільним побутом;
мають взаємні права та обов'язки.
Тобто кошти, які належали померлому працівнику виплачуєте за заявою членам сім’ї такого померлого працівника. Окрім заяви слід додати певні підтвердні документи.
копія свідоцтва про смерть працівника.
документи, які підтверджують, що той, хто звернувся, був членом сім’ї померлого працівника. Такими документами можуть бути:
для дружини (чоловіка) – свідоцтво про шлюб;
для неповнолітньої дитини – свідоцтво про народження (про всиновлення);
для інших родичів – документи, які підтверджують факти перебування з померлим у кровній спорідненості та спільного з ним проживання.
Якщо ніхто не звертається за належними померлому виплатами, то рекомендуємо надіслати на адресу померлого рекомендований лист, щоб повідомити про належні суми працівникові.
Якщо за коштами ніхто не з’являється, то можна:
зберігати кошти, які належать померлому працівникові, на рахунку підприємства до появи спадкоємців;
звернутися до послуг нотаріуса (державного чи приватного), який здійснює діяльність у нотаріальному окрузі за місцем виконання зобов’язання. Підприємство як боржник може погасити свій борг шляхом внесення належної померлому працівнику заробітної плати на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 №113-0-2-12/13.1).

В загальному випадку, якщо компенсація нараховується після звільнення ЄСВ не нараховують.Але в ситуації разі смерті працівника податківці стверджують, що потрібно. Податківці вважають що на компенсацію, яку нараховують у разі смерті працівника в день видання наказу про припинення ТД, ЄСВ слід нарахувати. "на виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, єдиний внесок нараховується та сплачується на загальних підставах." https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28134
Якщо брати до уваги це розяснення, то в додатку 1 показуйте компенсацію в тому місяці, в я кому вона була фактично нарахована із податковим номером померлого працівника, адже саме йому належить така сума.В додатку 1 показуйте в тому місяці, в я кому вона була фактично нарахована, але в гр 9 слід зазначити тип 1, в графі 10 - місяць припинення ТД.
Разом із тим, є інше розяснення ДПС, що якщо компенсація нарахована вже після смерті працівника, то ЄСВ взагалі не нараховується і в Додатку 1 не відображають.

Додаток 4ДФ. Сума заробітної плати, яка не була одержана померлим працівником, та виплачується податковим агентом членам його сім’ї, зокрема і компенсація за невикористану відпустку, відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «101» із зазначенням ідентифікаційного номера такого померлого працівника. https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28373
Якщо працівник не пенсіонер, то ще потрібно виплатити допомогу на поховання від ПФУ. Детально про неї тут https://7eminar.ua/news/5076-dopomoga-na-poxovannya-v-2025-roci-vid-priznacennya-do-neopodatkuvannya

ТАкож потрібно буде подати уточннюючий Д5 за лютий 2023 року і відобразити дату припинення трудового договору у звязку зі смерю працівнкиа

Раді допомогти, звертайтесь ще!