ФОП 3 групи: нові правила виписки актів і рахунків 2026 року

Рахунок в певних випадках може замінити акт виконаних робіт.

Рахунок-фактура може бути первинним документом та замінити акт виконаних робіт, наданих послуг або оренди, якщо фіксує факт надання послуг та містить обов’язкові реквізити.

Основні правила:

1. Рахунок виписується тільки після виконання операції, щоб зафіксувати факт надання послуг або виконання робіт, а це можливо лише після того, як послуги надані або роботи виконані;

2. Якщо це рахунок на передплату, тоді рахунок не замінює акт. Документ, який оформлюється до надання послуг або виконання робіт, є пропозицією оплати, а не фактом здійсненої господарської операції. Такий рахунок не можна використовувати для відображення операції в бухгалтерському обліку як виконаного документа.

Як було до 01.04.2026

Ще з 2017 року Мінфін у листі від 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339 зазначав:

Рахунок-фактура (інвойс), оформлений належним чином, може бути підставою для відображення операції без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати.
Реквізити рахунку-фактури повинні дозволяти ідентифікувати операцію та учасників, тому обов'язково потрібно вказати:
назву підприємства, від імені якого складено рахунок;
назву контрагента;
зміст і обсяг операції господарської операції;
одиницю виміру господарської операції;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури.

Оплата рахунку-фактури фактично акцептує прийняття робіт або послуг.

Аналогічні висновки Мінфін підтвердив у листі від 24.03.2023 №41010-06-5/7983: інвойс може замінити акт приймання-передачі за умови оплати та належного оформлення.

Що змінилось після 01.04.2026

1. Якщо сторони домовилися користуватися можливістю оформлювати акти без підпису замовника і ця умова чітко зазначена у договорі, то навіть у випадку відсутності оплати рахунок-фактура або рахунок-акт вважатиметься належним чином оформленим первинним документом, за умови, що він містить усі інші обов’язкові реквізити первинного документа, які дозволяють ідентифікувати господарську операцію.
2. Підпис виконавця на інвойсі є обов’язковим.
3. В документі потрібно чітко фіксувати період надання послуг, виконання робіт або оренди. Дата складання документа не замінює дату здійснення операції.

Про це ми писали статті https://7eminar.ua/news/19136-akti-vikonanix-robit-bez-pidpisu-z-01042026-shho-mozna-ci#chy-mozhe-rakhunok-zaminyty-akt

Раді допомогти, звертайтесь ще!