Договір на використання автомобіля: нюанси оплати та витрат

Щоб підприємство могло оплачувати пальне, ремонт і обслуговування авто директора — потрібно укласти або договір оренди (з нотаріальним посвідченням), або договір позички; у такому разі додаткового блага не виникає.

Якщо підприємство використовує автомобіль директора і планує нести витрати на його утримання, це можливо лише за умови оформлення права користування таким майном. Відповідно до вимог цивільного законодавства, договір найму (оренди) транспортного засобу з фізособою підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#Text). Альтернативою є договір позички (безоплатного користування), який не потребує нотаріального посвідчення (ст. 827 ЦКУ).

У разі укладення договору оренди або позички автомобіль фактично використовується підприємством як службовий (орендований або отриманий у користування), що дає право здійснювати витрати на пальне, техобслуговування та ремонт за рахунок підприємства. Такі витрати є господарськими та не утворюють доходу фізособи, оскільки здійснюються в межах користування майном підприємством.

Орендна плата директору як фізособі є його доходом і оподатковується ПДФО 18% та військовим збором 5% (п. 167.1, пп. 164.2.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). ЄСВ на такі виплати не нараховується, оскільки це не зарплата (Закон про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17).

Якщо ж оформити лише «компенсацію використання авто працівника», то підприємство не має права напряму оплачувати пальне чи ремонт. У такому випадку витрати несе сам директор, а підприємство компенсує їх. Така компенсація оподатковується ПДФО і військовим збором, але не є базою для ЄСВ (Перелік №1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text).

Якщо підприємство без договору оренди/позички буде напряму оплачувати пальне або ремонт автомобіля, який не перебуває у користуванні підприємства, це розцінюється як надання додаткового блага директору (пп. 14.1.47, пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ). У такому разі виникає оподаткування ПДФО 18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ) та військовим збором 5%.

Окремо слід враховувати, що передача пального сторонній особі може вважатися його реалізацією (пп. 14.1.212 ПКУ), що створює ризики порушення вимог щодо ліцензування обігу пального (Закон №3817 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#Text).

Таким чином, для можливості законно нести витрати на авто та уникнути додаткового блага оптимально оформити саме договір оренди (нотаріальний) або договір позички.

Раді допомогти, звертайтесь ще!