Облік витрат на харчування працівників: документи та відповідальність підприємства

Якщо кожний працівник отримає персоніфікований обід - для працівників буде додаткове благо.

Документальне оформлення:

• Колективний або трудовий договір де прописано зобов'язання роботодавця надавати харчування.


• Положення про харчування або Наказ керівника - визначає графік, місце та категорії працівників.


• Договір зі сторонньою організацією (якщо харчування замовляється) або документи на власну їдальню.


• Акти приймання-передачі послуг або накладні на продукти.


• Відомості про видачу харчування для персоніфікації доходу (якщо харчування не за принципом «шведського столу»).

В бухобліку

Дт 209 Кт 631 – отримали обіди від постачальника

Дт 23, 91-94 Кт 209 – списали роздані обіди (витратний рахунок залежить від підрозділу працівника).

Дт 661 Кт 641/ПДФО – утримали із зарплати ПДФО

Дт 661 Кт 642 – утримали із зарплати ВЗ

Дт 23, 91-94 Кт 651 – нараховано ЄСВ на вартість обідів

Під час перевірки податківці звертають увагу на правильність визначення бази оподаткування (ПДФО, ВЗ, ЄСВ)

За порушення термінів сплати ЄСВ передбачено штраф у розмірі 20% від несвоєчасно сплаченої суми - згідно п. 2 ч. 11 ст. 25 Закону від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі - Закон №2464).

Додатково нараховується пеня в розмірі 0,1% від суми недоплати за кожен день прострочення - згідно ч. 10 ст. 25 Закону №2464.

Несплата або несвоєчасна сплата ЄСВ, у сумі, що не перевищує трьохсот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (5100 грн), – тягне за собою накладення адмінштрафу від 40 до 80 нмдг (680 -1 360 грн) - згідно зі ст. 165-1 КУпАП.

Несплата або несвоєчасна сплата ЄСВ, у сумі більше трьохсот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (5100 грн) тягне за собою накладення адмінштрафу від 80 до 120 нмдг (1360-2040 грн).

Несвоєчасна сплата ПДФО та ВЗ тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 10% суми податку, що підлягає перерахуванню в бюджет - згідно з пунктом 125-1.1 ПКУ.

Ті самі дії, вчинені умисно, - тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету - згідно з пунктом 125-1.1 ПКУ.

На суми несвоєчасно сплачених та/або несплачених (неперерахованих) податковим агентом визначених податкових зобов’язань відповідно до пункту 129.4 ПКУ контролюючим органом нараховується пеня за кожний календарний день такої несплати (неперерахування), включаючи день погашення податкового зобов’язання, з розрахунку 120% річних облікової ставки Національного банку України, діючої на кожний такий день.

Крім того, можуть застосовуватися адміністративні штрафи за статтею 163-4 КУпАП у вигляді попередження або штрафу у розмірі від двох до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (34 -51 грн).

Неподання форми 4ДФ. Якщо персоніфікований дохід (вартість обідів) не відображено у звітності — штраф 1020 грн (повторно — 2040 грн).

Раді допомогти, звертайтесь ще!