Оформлення витрат на алкоголь: роз’яснення та податкові нюанси

Придбання алкоголю за допомогою корпоративної платіжної картки (КПК) для представницьких цілей або корпоративів є допустимим, проте супроводжується значними податковими ризиками. Податкові органи зазвичай трактують вартість алкоголю як додаткове благо працівника (держателя картки), що вимагає нарахування ПДФО (18%) із застосуванням «натурального» коефіцієнта та військового збору (5%).

1. Представницькі витрати (обід у ресторані з партнерами)
Податковий кодекс України (ПКУ) не містить прямого визначення представницьких витрат для приватного сектору, тому підприємства використовують Норми №1026 як довідковий документ.

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу (додаткового блага) включається вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів, незалежно від мети зустрічі. Податківці вважають це «фінансуванням особистих потреб» працівника. Платники податків часто доводять у судах (наприклад, справи №815/3037/16, №826/7112/14), що алкоголь є частиною ділового етикету та офіційного протоколу. Якщо захід має ділову мету, витрати є господарськими.
Для захисту витрат необхідно мати: Наказ про проведення представницького заходу (мета, перелік осіб). Програму заходу (час та місце ділового обіду). Звіт (Акт) про результати зустрічі (досягнуті домовленості). Фіскальний чек ресторану та сліп (чек термінала).

2. Корпоративні заходи (святкування, тімбілдінг)
У випадку корпоративу ситуація дещо інша, оскільки алкоголь закуповується для масового споживання.

Якщо неможливо ідентифікувати, скільки алкоголю спожила конкретна особа (відсутня персоніфікація), дохід у вигляді додаткового блага не виникає. Це підтверджується позицією ДПС: немає розподілу витрат на кожного учасника — немає об’єкта оподаткування.
Якщо алкоголь використовується для власного споживання (частування на святі), ліцензія на роздрібну торгівлю та сплата роздрібного акцизу не потрібні, оскільки підприємство є кінцевим споживачем. https://7eminar.ua/news/14163-podatkivci-poyasnili-licenziya-ne-potribna-yakshho-alkogol-kupuyut-dlya-korporativu
Якщо ж алкоголь дарується (наприклад, пляшка в подарунок), податківці наполягають на наявності ліцензії на роздрібну торгівлю, оскільки безоплатна передача прирівнюється до реалізації згідно з пп. 14.1.202 ПКУ.

3. Авансовий звіт

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, звіт про використання коштів (авансовий звіт) не складається, якщо:

• Витрати проводилися у безготівковій формі за допомогою КПК.
• У працівника не виникає оподатковуваного доходу.

Оскільки вартість алкоголю в чеку КПК часто розцінюється як додаткове благо (оподатковуваний дохід), у такому разі авансовий звіт стає обов’язковим. Він потрібен для розрахунку суми податку.

https://7eminar.ua/news/1057-kosti-pid-zvit-na-gospodarski-potrebi-skladannya-avansovogo-zvitu

4. Закріпіть у внутрішньому положенні, що КПК може використовуватися для оплати представницьких витрат, включаючи напої, якщо це передбачено програмою заходу та діловим етикетом. У наказах та звітах про корпоративні заходи зазначайте, що частування організовано за принципом «шведського столу» для всіх учасників без визначення індивідуальних порцій.

Раді допомогти, звертайтесь ще!