Витрати на віддалених працівників: документальне оформлення та податки

Так, це потрібно зафіксувати письмово

В питанні оподаткування як додаткове благо вартості використання техніки чи іншого обладнання як штатними працівниками, та і гіг-спеціалістами податкова досить часто змінює думку.
Але в більшості це стосується тих випажків, коли саме роботодавець (резидент Дія.Сіті) надає в користування власне обладнання для роботи.
Пункт 6 ст. 20 профільного Закону Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні вказує, що
Резидент Дія Сіті забезпечує гіг-спеціаліста обладнанням та іншими засобами, необхідними для виконання робіт (надання послуг), якщо інше не передбачено гіг-контрактом. У разі використання гіг-спеціалістом особистого обладнання для виконання робіт (надання послуг) гіг-контрактом можуть передбачатися відповідні компенсаційні виплати.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1667-20#n297

Тобто, такі компенсаційні виплати для гіг-спеціалістів можуть передбачатися, а можуть і ні. Адже по суті гіг-контракт є різновидом цивільно-правового договору, за яким виконавець здійснює роботи (надає послуги) з використанням власних засобів праці.

Тому в самому гіг-контракті варто передбачити, що гіг-спеціаліст використовує власне обладнання. Якщо буде вказано, що резидент Дія.Сіті буде компенсувати вартість чи витрати на таке обладнання, то в такому разі ТОВ виступає податковим агентом і повинно оподаткувати суму такої компенсації як додаткове благо.
Таку позицію податківців можна знайти в ІПК 3005/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК від 02.06.2025 року або в нашому матеріалі.
https://7eminar.ua/news/8839-ci-opodatkovujetsya-kompyuterne-obladnannya-nadane-gig-specialistu-rezidentom-diya-siti

Тоді суму понесених витрат на компенсацію ви можете віднести до витрат ТОВ на підставі зафіксованої в договорі суми компенсації.
Якщо ж такої компенсації не буде, то і витрат у ТОВ теж не буде.

Що стосується найманих (штатних) працівників, то ситуація схожа. Якщо такі працівники працюють на умовах дистанційної роботи, то відповідно до положень ст.60-2 КзПП у разі відсутності у трудовому договорі положення про забезпечення працівників необхідними для виконання ними своїх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами таке забезпечення покладається на роботодавця, який організовує встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує витрати, пов’язані з цим.
Тобто, в наказі про переведення на дистанційний формат роботи чи договорі варто передбачити пункт про забезпечення працівників засобами праці.
Якщо таке забезпечення здійснює роботодавець, то відповідно ТОВ має право на витрати у вигляді амортизації.

Якщо в договорі вказано, що працівник використовує власну техніку і не вимагає компенсації за її використання, то і витрат у ТОВ в такому випадку не буде.

Раді допомогти, звертайтесь ще!