Чи потрібно надсилати трудові книжки до ПФУ до 2025

Доброго дня! Чи треба обов'язково відправляти до пфу відскановані трудові книжки до червня2025 р.? Дякую

ТК

Тимур, консультант

експерт

07.03.2026 | 12:04

Очікує відповідь

Так, обовʼязково.

Нагадаємо, що 10 червня 2021 року набув чинності Закон № 1217 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text, яким змінено правила обліку трудової діяльності працівника.

Відтоді в ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314 зазначено, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі — у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — РЗО).

Тобто вся інформація про трудові відносини обов’язково має потрапляти до РЗО (зокрема, через Об’єднану звітність або через додавання окремих записів на порталі ПФУ).

Ті відомості, які на 10.06.2021 відсутні в РЗО (зокрема, зазначені у паперових трудових книжках працівників), слід передати до ПФУ — тобто оцифрувати їх.

Після перевірки надісланих відомостей Пенсійним фондом та їх внесення до РЗО електронна трудова книжка працівника вважатиметься сформованою. Після чого паперову трудову книжку роботодавець може видати працівникові особисто під підпис.

Проте зауважте, що оцифрування паперової трудової книжки не забороняє роботодавцю в подальшому вносити в неї записи про трудові відносини. Але лише в тому випадку, якщо цього забажає сам працівник.

Також зверніть увагу: на передачу даних про трудову діяльність працівників відведено 5 років. Цей строк спливає 10 червня 2026 року, тож для оцифрування паперових трудових книжок залишилося кілька місяців.

Пунктом 4 Порядку № 11 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n12 передбачено, що відомості про трудову діяльність працівника можуть подавати до ПФУ:

— сам працівник,

— страхувальник;

— представник страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Отже, трансформувати паперову трудову книжку в електронну може як сам працівник, так і роботодавець. Тобто, у страхувальників (роботодавців) немає безумовного обов’язку оцифровувати чи передавати сканкопії трудових книжок працівників до ПФУ. Адже роботодавець є лише одним із суб’єктів, який може здійснити оцифрування або передати відомості до ПФУ — поряд із самим працівником. Тож якщо роботодавець не передасть сканкопії трудових книжок до 10.06.2026, жодна відповідальність йому не загрожує.

Раді допомогти, звертайтесь ще!