Облік використання пального та документів для трактора на підприємстві
Обов’язково вести журнал мотогодин чи подорожні листи законом прямо не встановлено, але підприємство повинно мати власні первинні документи та внутрішній наказ про норми витрат пального для обґрунтування списання. Списувати пальне лише «за фактом» без норм небажано.
Використання пального на підприємстві повинно підтверджуватися первинними документами. Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text господарські операції повинні оформлюватися первинними документами, які містять обов’язкові реквізити (ст. 9). Порядок документального оформлення також визначений Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17. Тому підприємство повинно організувати власну систему обліку роботи техніки та використання пального.
Типові форми подорожніх листів та рапортів роботи техніки нині не є обов’язковими, тому підприємство має право розробити власні форми первинних документів. У практиці для тракторів зазвичай використовують подорожній лист або рапорт роботи машини (із фіксацією мотогодин), де зазначаються дата, вид виконаних робіт, показники лічильника мотогодин на початок і кінець роботи, отримане та використане пальне, залишок пального, підписи відповідальних осіб. Такий документ може вестися щоденно або за певний період.
Окремий журнал обліку мотогодин законодавством не встановлений як обов’язковий. Якщо інформація про відпрацьовані мотогодини фіксується у подорожніх листах або рапортах роботи техніки, окремий журнал може не вестися. Проте на практиці його іноді використовують для зручності узагальнення інформації.
Щодо норм витрат пального, доцільно затвердити їх внутрішнім наказом керівника. Хоча державні норми для всіх випадків не є обов’язковими, підприємство повинно мати обґрунтування витрат пального. Зазвичай створюється комісія, яка проводить контрольні заміри витрати пального (за мотогодину або інший показник роботи техніки), складається акт контрольних замірів, після чого наказом затверджуються норми використання пального для конкретної техніки. Це дозволяє підтвердити господарський характер витрат та уникнути претензій контролюючих органів.
Списання пального проводиться на підставі первинних документів, які підтверджують роботу техніки та фактичне використання пального. Як правило, на підставі подорожніх листів або рапортів щомісяця складається акт списання пального, після чого відображається списання у бухгалтерському обліку.
Якщо підприємство планує зберігати пальне у власних ємностях (наприклад, бочки, цистерни), необхідно отримати ліцензію на право зберігання пального. Така вимога встановлена Законом України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#Text. Ліцензія не потрібна лише у випадку, коли пальне знаходиться виключно у паливному баку транспортного засобу або техніки.
Таким чином, для правильної організації обліку роботи трактора та списання пального підприємству доцільно мати: наказ про введення трактора в експлуатацію та закріплення його за працівником, наказ про затвердження норм витрат пального, первинні документи обліку роботи техніки (подорожній лист або рапорт роботи з фіксацією мотогодин), акт списання пального, а також документи щодо зберігання пального у разі наявності власних ємностей.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
