Необхідні документи для податкових витрат на послуги таксі

У зв'яку із звільненням водіїв службових авто,ТОВ планує укласти договір зі службою таксі на отримання послуг перевезення:працівники будуть здійснювати поіздки від офісу до торгівельних точок, до складу для вирішення виробничих питань, іздити до Нової пошти отримувати листи та матеріали, іздити до постачальників для проведення перемовин тощо. Які документи,крім акту виконаних робіт, повинна надати служба таксі щоб податкова не виключила з витрат та не виникли питання по ПДФО?

ОК

Оксана, консультант

експерт

15.02.2026 | 20:06

Очікує відповідь

Окрім акту виконаних робіт, служба таксі повинна надавати первинні документи з деталізацією поїздок (маршрут, дата, час, вартість), а підприємство - внутрішні розпорядчі документи, що підтверджують службовий характер перевезень.

У ситуації, коли ТОВ укладає договір зі службою таксі для здійснення службових перевезень працівників (від офісу до торгових точок, складу, відділень Нової пошти, постачальників тощо), для уникнення податкових ризиків та виключення витрат з обліку необхідно забезпечити належне документальне оформлення.

Окрім акту виконаних робіт, служба таксі повинна надавати:рахунок (рахунок-фактуру) з усіма обов’язковими реквізитами первинного документа; деталізований реєстр поїздок (за день, тиждень або інший період), який містить дату та час поїздки; маршрут (пункт відправлення та призначення); кілометраж (за можливості); вартість кожної поїздки.

Ключовим моментом є підтвердження зв’язку поїздок із господарською діяльністю підприємства. Для цього необхідно видати наказ по підприємству про використання таксі у службових цілях; визначення категорій працівників, які мають право користуватися послугами; перелік дозволених маршрутів; випадки, коли використання таксі є допустимим.

Передбачити можливість використання таксі: у наказах про відрядження; у службових записках; у маршрутних листах або звітах про виконану роботу.

Забезпечити оформлення звітів про результати поїздок (якщо це відрядження або переговори); документів, що підтверджують мету поїздки (листування з постачальниками, договори, службові завдання тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!