Списувати пальне на витрати потрібно на підставі первинного документа, який підтверджує фактичне витрачання ПММ. У первинних документах доцільно детально описувати дані господарської операції, вказуючи:

показники спідометра;
пробіг у кілометрах;
витрачену кількість ПММ;
якщо виконувалися роботи, то обсяги виконаних робіт.

Для автотранспорту таким документом є подорожній лист. Для іншої техніки, робота якої вимірюється у годинах, — журнал обліку годин роботи.

Типової форми подорожнього листа наразі немає. Підприємство має розробити її самостійно (детальніше тут). Те саме стосується журналу або відомості для обліку роботи спеціальної техніки.

Це дозволяє уникнути додаткових питань під час перевірки ДПС, оскільки всі дані для визначення витрат наведено у первинних документах.

На підставі первинного документа складається акт списання, який затверджується керівником підприємства.

https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Для успішного проходження перевірки та підтвердження витрат на пальне вам необхідно мати повний ланцюжок документів: від підтвердження закупівлі до обґрунтування зв'язку поїздки з господарською діяльністю.

Короткий перелік необхідних документів:

Документи на придбання: фіскальні чеки АЗС (обов'язково), видаткові накладні від постачальника (якщо безготівка/талони).
Документи на використання: подорожні (маршрутні) листи (обов'язково) та щомісячний Акт списання пального.
Документи на вантаж: Товарно-транспортна накладна (ТТН) на сировину.
Внутрішні накази: про встановлення норм витрат пального та про порядок експлуатації авто.

Раді допомогти, звертайтесь ще!