Як списати заборгованість по контрагентам без негативних наслідків

Безнадійна дебіторська заборгованість - це поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк позовної давності (п. 4 НП(С)БО 10).Ви списуєте в бухгалтерському обліку заборгованість на витрати, якщо є впевненість про непогашення або минув строк позивної давності. Визначальним для початку розрахунку строку позовної давності є не дата укладання договору, або дата закінчення строку його дії, а дата, до якої боржник повинен виконати своє зобов’язання за договором. Перебіг строку починається з дня, наступного за днем, коли постачальник мав виконати своє зобов'язання (наприклад, поставити товар). Тут у нас діє зупинення строків через карантин З 02.04.2020 по 30.06.2023 потім розпочався військовий стан з 17.03.2022 по 03.09.2025р.. Отже сплив строку почався 04.09.2025 року.

Для товарної дебіторської заборгованості за виданими авансами Дт 3711, яка виникла внаслідок того, що покупець перерахував передоплату, але товар/послугу так і не отримав, не створюють резерв сумнівних боргів. Таку товарну безнадійну дебіторську заборгованість списують прямо до складу інших оперційних витрат записом: Дт 944 Кт 371 . Одночасно списану дебіторську заборгованість відображають у позабалансовому обліку. Для цього списану суму показують за дебетом субрахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість». Тут її обліковують протягом не менше 3 років з дати списання для спостереження за можливістю стягнення заборгованості у випадку зміни майнового становища боржника.
Якщо постачальник не зареєстрував на Вас податкову накладну будуть такі проведення:

Дт 3711 Кт 311 18000 зробили переплату
Дт 6442 Кт 6441 3000 відображено податковий кредит за передоплатою, непідтверджений зареєстрованими податковими накладними
Дт 944 КТ 3711 18000 списали дебіторську заборгованість як безнадійну
Дт 944 Кт 6441 3000 податковий кредит
Дт 949 Кт 6442 3000 списання ПК на витрати після сплину терміну права на його використання

Якщо податково зареєстрована, покупець, який перерахував аванс і не отримав товари/послуги, повинен відкоригувати ПК з ПДВ. Підприємство повинно відкоригувати раніше відображений податковий кредит методом нарахування умовних зобов’язань по ст. 198.5 ПКУ.

Дт 6442 Кт 6441 3000 виникло право на податковий кредит
Дт 6412 Кт 6442 3000 отримали зареєстровану ПН
Дт 949 Кт 6412 3000 нарахували умовні зобов’язання

Документальне оформлення За наявності обставин (спливу строку давності чи впевненності в непогашенні боргу бо дебітор ліквідувався чи за висновком судового виконавця недостатньо майна і всю процедуру стягнення пройшли тощо) типово:

• керівник приймає рішення про визнання заборгованості безнадійною та її списання - складається наказ про списання безнадійної дебіторської заборгованості (але навіть якщо такого наказу немає, але відбулися обставини, які дають впевненність в непогашенні – наприклад, дебітор ліквідувався, списання потрібно відобразити);
• оформляється бухгалтерською довідкою (або іншим документом внутрішнім - головне, щоб були всі обов’язкові реквізити первинного документа)або- за результатами інвентаризації (можна чекати, якщо у вас річний період і списання в кінці року не викривить даних проміжної фінзвітності) виявляється комісією безнадійна заборгованість (при інвентаризації розрахунків).

Зокрема складається до акта інвентаризації розрахунків ще довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, із зазначенням найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (пп. 7.5 р. ІІІ Положення від 02.09.2014 No 879). Та відповідно в протоколі буде безнадійна дебіторська заборгованість, яка підлягає списанню.

Раді допомогти, звертайтесь ще!