Ризики неправильного підписання документів при постачанні товарів ВЧ

Якщо видаткові документи підписані неналежною особою або з порушеннями (факсиміле без згоди, відсутні повноваження), для продавця існує високий ризик визнання поставки недоведеною - з можливими податковими донарахуваннями, відмовою у витратах/кредиті та програшем спору щодо факту передачі товару.

У ситуації, коли документи на отримання товару (видаткові накладні, акти) з боку покупця підписуються з порушеннями, ризики виникають саме для продавця, незалежно від того, що покупець оплатив товар і «провів» його у себе в обліку.

Основний юридичний ризик -відсутність доказу передачі товару. Видаткова накладна є первинним документом, який підтверджує факт передачі ТМЦ. Якщо її підписала особа без належних повноважень (немає довіреності / не та особа), або використано факсиміле без письмової згоди сторін, такий документ може бути визнаний неналежним доказом, а отже - вважатиметься, що товар передано непідтверджено або не покупцю.

Факсиміле допустиме лише за письмовою домовленістю сторін (договір або додаткова угода із зразками підписів).
Якщо такої згоди немає - документ з факсиміле можуть не визнати первинним.

На майбутнє, щоб уникнути подібних ситуацій, доцільно передбачити в договорі постачання або у додатковій угоді перелік осіб, які мають право отримувати товар; зразки їхніх підписів; обмеження дії таких повноважень (наприклад, до кінця року, або на певну кількість поставок).

Ннавіть якщо таких осіб буде визначено договором, це не замінює необхідності оформлення довіреності, адже саме вона підтверджує повноваження конкретної фізичної особи на представництво інтересів підприємства при отриманні ТМЦ (відповідно до ст. 244 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1341).

Раді допомогти, звертайтесь ще!