У ситуації, коли підприємство стикається з екстремальними погодними умовами, і наявні норми витрати пального не охоплюють потреби (наприклад, прогрів двигунів у період сильних морозів або використання транспорту як джерела тепла через блекаут), підприємство має право тимчасово встановити коригувальні коефіцієнти або додаткові витрати наказом керівника.

Порядок визначення норм витрат пального не є жорстко регламентованим державою. Підприємство самостійно встановлює свої норми, виходячи з методичних рекомендацій, за власними вімірюваннями або замовляє їхню розробку ( Норми № 43, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.1998 № 43 — більше не діюь). Коли підприємство розробляє власні норми, воно повинно робити це з урахуванням специфіки експлуатації, погодних умов, маршруту тощо.

Отже, у таких умовах рекомендується видати наказ, у якому:

Описати обставини: екстремально низька температура, відсутність електроенергії, потреба в забезпеченні охорони об’єктів, збереженні функціональності техніки тощо.
Визначити перелік транспортних засобів, які використовуються для таких цілей.
Установити додаткові обґрунтовані витрати пального (напр., певна кількість літрів на день на прогрів або роботу в режимі обігріву).
Покласти контроль за обліком та використанням пального на відповідальну особу (наприклад, механіка або завгоспа).
Приклад тексту для наказу:

У зв’язку з тривалим зниженням температури до ___°C та перебоями з електропостачанням, з метою забезпечення збереження транспорту, можливості обігріву працівників, охорони об’єктів, дозволити використання транспортних засобів підприємства в режимі стоянки з працюючим двигуном.

Установити тимчасову додаткову норму витрат пального на період із ___ по ___ у розмірі ___ л/день на такі транспортні засоби: ___ (перелік).

Контроль за цільовим використанням пального покласти на ___.

Такі витрати мають бути документально оформлені — шляхові листи з позначенням цілей використання, графіки чергувань, обґрунтовані розрахунки — щоб підтвердити економічну доцільність при податковій перевірці.

А взагалі, згідно з Методичними рекомендаціями https://insat.org.ua/services/ldvpe/6/, доцільно не лише на короткий термін, а й взагалі розробити систему коефіцієнтів та затвердити її поряд із нормами наказом керівника. Це дозволить, у разі настання таких умов, без зайвого термінового видання наказів - списувати пальне в більшому обсязі, застосовуючи коефіцієнти .які вже затверджені.

До подорожнього листа доцільно ввести графу, де водій чи бухгалтер, який буде здійснювати розрахунок, зазначає температуру повітря та інші умови, що впливають на споживання та використання коефіцієнтів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!