На нашу думку, ми все ж вважаємо, що якщо Ваші працівники супроводжують тяжкохворих осіб за кордон в межах Вашої статутної діяльності, до з Вашого боку (ГО) - це є службовим відрядженням Ваших працівників, витрати на які Ви списуєте на витрати статутної діяльності - в Дт 949.

При цьому якщо їхали на авто, що належить ГО, і заправлися по дорозі, то всі ці чеки з заправок Ваш працівник має подати разом з авансовим звітом, а Ви маєте йому відшкодвати ці витрати як витрати на відрадження.

Водій має подати авансовий звіт після завершення відрядження разом з підтверджуючиними документами (чеками) за правилами ст. 170 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965):

"170.9.3. Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.

170.9.4. Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені підпунктом 170.9.3 цього пункту, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги") за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 цього пункту, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається."

Отже, якщо працівник заправку оплачував готівкою, то має подати авансовий звіт.

Якщо оплачував заправку з Вашої КПК, то авансовий звіт можна не подавати, адже всі суми витрат по заправці Ви бачите в виписці банку по корпоративній карті.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!