Чи потрібно вказувати прізвище в первинних документах бухгалтерії

Хоча електронний підпис дозволяє ідентифікувати особу, відсутність у документі прізвища та посади може стати підставою для претензій з боку податкової, навіть попри те, що закон формально цього не виключає.

Ситуація із зазначенням прізвища та посади у первинних документах, підписаних електронним підписом, є двозначною.

Згідно з частиною 2 статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155, до обов’язкових реквізитів первинного документа належать: посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.

Хоча електронний підпис технічно вже містить інформацію про особу (прізвище, ім’я, посаду), це не звільняє від обов’язку зазначати ці реквізити в самому тексті документа.

З одного боку, закон прямо допускає, що у складі обов’язкових реквізитів може бути або особистий підпис, або інші дані, які дозволяють ідентифікувати особу. Електронний підпис якраз і є таким ідентифікаційним засобом, адже містить у собі дані про прізвище, ім’я, посаду тощо. Тобто формально документ вважається чинним, якщо накладено ЕЦП - адже ідентифікація підписанта можлива.

Проте з іншого боку, позиція податкової служби зазвичай консервативна, і в практиці можуть виникати претензії до таких документів через відсутність явно зазначених у самому тексті документа прізвища та посади. Вони вважають ці реквізити окремими, обов’язковими елементами, незалежно від даних у ЕЦП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!