Визначення порядкового номера при відсутності трудової книжки працівника

Порядковий номер місця трудових відносин – це унікальний номер підприємства або установи, однаковий для всіх записів паперового документа про трудові відносини по одному підприємству (установі), незалежно від зміни назви організації, що відбувалися в період перебування застрахованої особи у трудових відносинах з цим підприємством або установою.

Порядковий номер вказує на місце роботодавця в трудовій діяльності працівника.

Отже, у графі «Порядковий номер місця трудових відносин» зазначається номер не за кількістю записів у трудовій книжці, а за кількістю роботодавців, у яких працівник працював.

Порядковий номер місця трудових відносин визначається за кількістю попередніх роботодавців

Це означає, що порядковий номер фіксується для кожного нового роботодавця і не змінюється протягом трудової діяльності працівника в межах конкретної організації.

Наприклад, якщо працівник працював у ТОВ «Млинок», потім – у ФОП, а потім працевлаштувався в ТОВ «Вікторія», то порядкових номерів місця трудових відносин буде «три»: ТОВ «Млинок» – 1, ФОП – 2, а ТОВ «Вікторія» – 3.

Порядковий номер місця трудових відносин фіксується для кожного нового роботодавця і не змінюється протягом трудової діяльності працівника.

Повторне працевлаштування: як визначається порядковий номер

Головне управління Пенсійного фонду України в місті Києві на наш запит, повідомили (лист від 14.08.2025 № 2600-0604-8/145987):

Код суб’єкта - є порядковим номером установи, з якою Ви перебуваєте / перебували у трудових відносинах. Наприклад, якщо це перше місце роботи / навчання та попереду не було відомостей про трудовий стаж, то порядковий номер коду суб’єкта буде – «1». При зміні місця трудових відносин присвоюється наступний номер за порядком. При поверненні на перше місце роботи код суб’єкта буде «1». У випадку зміни назви організації, код суб’єкта не змінюється.

Якщо трудова книжка працівника оцифрована, можна скористатися функціоналом ПФУ для визначення порядкового номера. Щоб визначити порядковий номер місця трудових відносин попросіть працівника надати витяг з ЕТК. Подивіться, який порядковий номер останнього основного місця роботи, де працював співробітник. Ваш номер – наступний.

Зустрічається й симбіоз, коли треба вивчити дані з паперової трудової книжки та електронної й на підставі вже цих даних стає можливим визначити порядковий номер місця трудових відносин.

Також порядковий номер місця трудових відносин допоможуть визначити довідки ОК-5 та ОК-7.

Якщо виникають труднощі під час визначення порядкового номера місця трудових відносин, і ви не впевнені, який номер вказати, є можливість проставити «1». ПФУ приймає цей підхід у разі сумнівів, особливо коли мова йде про перехідний період і процес переходу на електронні трудові книжки ще не завершений. Це дозволений варіант для передачі даних до Пенсійного фонду, зокрема, коли строки для подання оперативних відомостей стиснуті. І по суті це є офіційним лайфхаком, щоб не заморочуватися із визначенням порядкового номера місця трудових відносин, яким успішно користується багато роботодавців.

Раді допомогти, звертайтесь ще!