Ведення книги доходів і витрат для ФОП: нюанси

Вітаю, давайте розберемо ваші питання по чергово:

1 Як правильно вести Типову форму (Книгу Обліку доходів і витрат) у 2025 році?

Ви ведете облік згідно з Порядком № 261 (Наказ Мінфіну від 13.05.2021).

Згідно з Порядком № 261

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0865-21#Text

Доходи: Відображаєте за касовим методом (у день отримання грошей на рахунок чи в касу).
Витрати: Для ФОП діє подвійна умова для визнання витрат: вони мають бути оплачені та пов’язані з отриманим доходом.
Дії у 2025 році: Коли ви купуєте ТМЦ під врожай наступного року, ви можете зафіксувати факт оплати в графах 5-10 Книги (якщо хочете вести повний хронологічний облік), але при розрахунку чистого доходу (графа 11) за 2025 рік ці суми не враховуються. Вони не переносяться в підсумковий річний звіт як витрати.

Детально зі способом ведення Книги Обліку доходів і витрат можете ознайомтися з матеріалами на 7емінар

https://7eminar.ua/news/5874-kniga-obliku-doxodiv-i-vitrat-klyucovi-aspekti-vedennya

2 Чи включаються витрати 2025 року які понесені на врожай 2026 року
Відповідь: Ні. Витрати, які ви несете у 2025 році (насіння, добрива, ПММ для озимих, зарплата механізаторів тощо) під врожай 2026 року, не повинні зменшувати чистий дохід 2025 року.

Згідно з п. 177.4 ПКУ, до витрат ФОП на загальній системі відносяться лише ті витрати, які безпосередньо пов’язані з отриманням доходу у звітному періоді. Оскільки дохід від продажу врожаю 2026 року ви отримаєте лише у 2026 році, то й витрати на його вирощування мають бути відображені у 2026 році (у момент отримання виручки).

Відповідно до ст. 177 п. 4 ПКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4292

3. Як включити ці витрати у 2026 рік?
Ви зможете включити їх до витрат лише в тому місяці/році, коли отримаєте оплату за реалізовану продукцію (врожай 2026).

У 2025 році: Коли ви купуєте ТМЦ (наприклад, добрива) або сплачуєте послуги, ви фіксуєте факт оплати в графах 6, 7 або 8 Книги. Проте ці суми не переносяться в графу 11 (чистий дохід) до того часу, поки не буде реалізовано продукцію, на яку ці витрати пішли.

У 2026 році: Коли ви отримуєте оплату за проданий врожай 2026 року (графа 2):

Тільки в цей момент ви маєте право остаточно визнати витрати 2025 року, пов'язані з цим врожаєм.
Ви робите запис у Книзі 2026 року, посилаючись на документи про оплату за 2025 рік

Порада

При перенесенні витрат 2025 року у 2026-й, у Книзі за 2026 рік у графі "Примітки" або поряд із записом про витрати доцільно зазначати:

"Витрати на посів озимих згідно з платіжним дорученням №... від ... 2025 року, пов'язані з доходом від реалізації врожаю 2026 року".

Також маємо відповідне роз'яснення в ЗІР категорія 104.05 Як формується загальний оподатковуваний дохід, зокрема визначається дата його отримання, та сума витрат, для визначення об’єкта оподаткування ФОП на загальній системі оподаткування?

https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41601

Раді допомогти, звертайтесь ще!