Коректне оформлення перевитрат пального для службового авто підприємства

Перевитрата фіксується на підставі первинних документів про роботу авто (зазвичай це Подорожні листи або Маршрутні листи чи інші самостійно розроблені підприємством документи, що містять обов’язкові реквізити первинного документа). У них відображається фактичний пробіг та фактична витрата палива за період.
Наприкінці місяця складається Звіт про використання палива або Акт на списання палива (форма такого документа має бути затверджена наказом по підприємству). У цьому документі порівнюються:

• Фактична витрата палива.
• Нормативна витрата палива (розрахована згідно з затвердженими нормами та коефіцієнтами коригування, виходячи з фактичного пробігу).
• Величина перевитрати.

З'ясування Причин Перевитрати (Обґрунтування):

• Водій (або особа, відповідальна за авто) подає Пояснювальну записку на ім'я керівника підприємства, в якій детально описує причини, що призвели до перевитрати.

Типові причини перевитрати можуть включати:

• Складні дорожні або кліматичні умови (затори, ожеледиця, сніг, робота на складних ділянках тощо).
• Робота в зимовий період (прогрів двигуна).
• Робота у важких умовах міста (часті зупинки).
• Перевезення великогабаритних або важких вантажів.
• Використання додаткового обладнання (кондиціонер, пічка).
• Технічні несправності автомобіля, які впливають на витрату палива (документуються Актом технічного огляду/виявлення несправностей).

Підтверджуючі документи: До пояснювальної записки бажано додати будь-які документи, що підтверджують обґрунтованість застосування підвищуючих коефіцієнтів, якщо це передбачено нормами (наприклад, акти про роботу в складних умовах, довідки про погодні умови тощо).

Створюється Комісія (або відповідальна особа/служба) для розгляду пояснень водія та акту списання. Комісія складає Висновок щодо обґрунтованості перевитрати. Керівник підприємства накладає Резолюцію на пояснювальній записці водія та акті списання.

https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!