Обов'язкові кадрові документи та штрафи за їх непідтримку

Загалом перелік кадрових документів є досить широкий, але найнеобхідніші з них такі:

1. Штатний розпис, який вводиться в дію наказом

Наказ про затвердження штатного розпису (з 01.07.2025)

2. Локальні документи, що будуть визначати порядок та умови оплати праці на підприємстві. Це може бути колдоговір, а за його відсутності - положення про оплату праці

Колективний договір

Положення про оплату праці

Який конкретно документ буде у Вас на підприємстві - вирішується між керівником та трудовим колективом.

3. Якщо планується виплачувати працівникам премії, то види та умови їх надання мають бути прописані у положенні про оплату праці або ж можна створити окреме Положення про преміювання

Положення про преміювання працівників

4. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Правила внутрішнього трудового розпорядку на 2025 рік

5. Посадові (робочі) інструкції працівників, з якими потрібно ознайомлювати до початку роботи.

6. Особові картки П-2 на кожного працівника.

7. Особові справи.

8. Трудові книжки зараз роботодавець не приймає на зберігання, тому кадровик може лише внести запис про прийом на роботу, але тільки за вимогою працівника.

9. Прийом на роботу працівників здійснюється на підставі кадрових наказів про прийом на роботу.

10. Табель обліку робочого часу.

11. Графік відпусток

Графік відпусток на 2026 рік затверджений директором

12. Накази на відпустку, повідомлення про відпустку.

Нема такого виду штрафу, як "за неведення кадрів", оскільки це різноманітні документи, проте переважно мова може йти про штраф у розмірі 1 мінЗП, як за порушення інших вимог законодавства про працю (ст.265 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/ed20251012#n1422). Це можливо, наприклад, у разі відсутності графіка відпусток, повідомлень про відпустку тощо.

Відсутність інших документів може призвести до серйозніших наслідків. Наприклад, відсутність табеля обліку робочог часу може викликати питання щодо коректності та прравильності нарахування зарплати та понесення відповідних витрат, адже табель - це основа для нарахування зарплати.

Накази - це розпорядчі документи. ная підставі яких проводяться нарахування зарплати чи надаються відпустки, і за їх відсутності - також будуть запитання при перевірці.

Відповідно до ст.42 Закону від 24.12.1993р №3814 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#n297 - Центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень мають право перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок.

Адміністративна відповідальність передбачена ст. 92-1 КУпАП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10#n649 .

Тут передбачена відповідальність на посадових осіб, зокрема, за недбале зберігання, псування, незаконне знищення архівних документів у вигляді штрафу у розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн). А при повторному правопорушенні, вчиненому особою, яку протягом року вже притягали до адмінвідповідальності за аналогічне правопорушення – штраф у розмірі від 10 до 40 НМДГ (від 170 до 680 грн).

https://kadroland.com/news/2397-peredcasne-znishhennya-kadrovix-dokumentiv-na-pidprijemstvi-xto-i-yak-vidpovidatime

Раді допомогти, звертайтесь ще!