Облік товару, купленого за карткою третьої особи: нюанси

Так, можете оприбуткувати, але виникає необхідність відшкодування таких коштів з утриманням ПДФО та ВЗ.
Фактично в цій ситуації витрати були понесені не працівником підприємства, а третьою особою (дружиною працівника), яка не передуває з ТОВ в трудових відносинах. Тому саме в разі відшкодування таких коштів виникатиме необхідність утримати 18% ПДФО та 5% ВЗ при оплаті.

Для оприбуткування такого товару підприємству потрібен первинний документ, що підтверджує факт придбання, вартість та найменування товару. У вашому випадку таким документом є фіскальний касовий чек, який працівник отримав від продавця. У чеку повинні бути всі обов'язкові реквізити, що ідентифікують товар та продавця.
Працівник повинен надати авансовий звіт з копіями документів про придбання, що будуть слугувати підставою для оприбуткування. Такий звіт підлягає затвердженню керівником підприємства.

На підставі такого авансового звіту проводки матимуть вигляд:
Дт 20, 22, 28 (залежно від виду придбаного товару) - Кт 3721 - оприбуткування товару
Кт 3721 - Кт 311 (чи 301 в ларі виплати готівкою) - компенсація витрат.

Але в цій ситуації може виникнути проблема, що витрати понесені не безпосередньо працівником.
Тому безпечним варіантом буде утримати при компенсації 18% ПДФО та 5% ВЗ з суми виплати, а працівнику на його картку (не на картку дружини) перерахувати залишок. Адже безпосередньо для працівника така оплата буде вважатися додатковим благом. В додатку 4-ДФ в такому разі ці виплати слід відобразити з кодом 126.

В ІПК від 07.10.2025 №5362/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК на схоже питання щодо відшкодування витрат у відрядженні, що були сплачені карткою третьої особи (не працівника) зауважили, що в такі ситуації такі суми не є відшкодуванням витрат, адже сам працівник витрат не поніс. Тому підлягають оподаткуванню на загальних підставах.

В вашій ситуації ви можете або відшкодувати такі витрати працівнику і утримати податки, або не приймати такий товар взагалі і відмовити у відшкодування та в подальшому заборонити для службових витрат використовувати картки сторонніх осіб, навіть членів сім'ї, або отримати ІПК на своє їм'я.

Ризиковим варіантом є відшкодування без утримання податків в повній сумі та попросити працівника додати пояснювальну записку, що була використана картка дружини в рамках сімейного бюджету. Але як до таких пояснень поставляться податківці в разі перевірки важко прогнозувати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!