Правила передачі матеріальних цінностей при звільненні працівника

Алгоритм передачі ТМЦ

У день, коли матеріально відповідальна особа звільняється, вона має передати ТМЦ, за які відповідає. Для цього необхідно скласти акт приймання-передачі ТМЦ від особи, що звільняється, до іншого працівника, з яким потрібно укласти договір про повну матеріальну відповідальність.

Передавати ТМЦ від однієї матеріально відповідальної особи до іншої потрібно за підсумками інвентаризації, яку обов’язково потрібно провести на день приймання-передачі справ. Таку вимогу передбачає пункт 7 Положення № 879. Для цього інвентаризаційна комісія, призначена наказом керівника, має провести інвентаризацію усіх ТМЦ, що знаходяться на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальної особи, яка звільняється.

Потім ця матеріально відповідальна особа має передати матеріальні цінності іншому працівникові установи. Коли в установу на роботу приймуть нового завідуючого господарством, йому й передадуть ТМЦ. Так радить оформляти передачу ТМЦ від однієї матеріально відповідальної особи до іншої Мінсоцполітики в листі від 24.07.2013 № 8117/0/14-13/06.

Коли передаватимете ТМЦ новому завідувачу господарством, знову проведіть інвентаризацію ТМЦ і складіть акт приймання-передачі, оскільки в цій ситуації знову змінюється матеріально відповідальна особа.

Завгосп, що звільняється, не може передати справи та цінності особі, яка претендує на цю посаду, адже на той час вона ще не є працівником установи. Якщо керівник установи прийме на роботу нового завгоспа в день, коли звільняється колишній, ревізори розцінять такі дії як порушення штатної дисципліни. Якщо штатний розпис установи передбачає тільки одну штатну одиницю завгоспа, на цій посаді може працювати лише один працівник і отримувати відповідний цій посаді оклад. Тобто керівник установи не має права самостійно вносити зміни до штатного розпису і визначати склад та штатну чисельність працівників. Отже, якщо завгоспа ще не звільнили з посади, прийняти на роботу нового працівника не можна. В установі немає вакантної посади. Тому завгосп має передати ТМЦ іншому працівнику установи, який також є матеріально відповідальною особою.

Керівник установи має тимчасово призначити виконувати таку роботу працівника з числа осіб у межах тієї ж категорії персоналу. Для цього він має видати наказ і покласти виконання обов’язків звільненої матеріально відповідальної особи на іншого працівника. З ним також необхідно укласти договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Інвентаризаційна комісія не має права приймати матеріальні цінності на відповідальне зберігання до того, як приймуть в установу нову особу. Такий варіант суперечить порядку проведення інвентаризації та обов’язкам, які покладені на інвентаризаційну комісію.

У Вашому випадку відсутній акта приймання передачі означає, що матеріально відповідальна особа (працівник, що звільнився) не передала офіційно цінності, а підприємство не зафіксувало факт передачі новому працівнику.

Оскільки працівник звільнився без належного оформлення передачі ТМЦ, він залишається потенційно відповідальним за їх нестачу. Однак стягнення з колишнього працівника може бути ускладнене без акта інвентаризації на момент звільнення. Необхідно терміново призначити нового працівника, який буде відповідати за збереження ТМЦ на цьому робочому місці/підрозділі. Це оформлюється наказом керівника.

Видається наказ керівника про проведення позапланової інвентаризації матеріальних цінностей у підрозділі/на робочому місці, за яким був закріплений працівник, що звільнився. У наказі зазначається дата проведення, склад інвентаризаційної комісії (обов'язково за участю нового матеріально відповідального працівника) та терміни.

Комісія проводить фактичний перерахунок, зважування, обмір усіх ТМЦ, які значилися за звільненим працівником. Ідеально, якщо колишній працівник може бути присутнім під час інвентаризації, але це, як правило, неможливо. Інвентаризація проводиться комісією без його участі.

Складаються інвентаризаційні описи (наприклад, Інвентаризаційний опис МНМА (ф. М-21), Інвентаризаційний опис запасів та ін.). У них зазначаються фактичні залишки ТМЦ. На підставі інвентаризаційних описів та даних бухгалтерського обліку складається Звіряльна відомість результатів інвентаризації, де фіксуються виявлені надлишки або нестачі.

Комісія складає протокол, у якому відображає результати інвентаризації, причини виявлених розбіжностей та пропозиції щодо їх врегулювання (наприклад, списання нестачі, оприбуткування надлишків).

Якщо виявлено нестачі, вони списуються з балансу. Якщо винна особа не встановлена (або встановити вину звільненого працівника вже неможливо), нестача списується на рахунок 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей". У разі встановлення винної особи, сума збитку може бути віднесена на її рахунок (Дт 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"), але стягнення може потребувати судового порядку.

Лишки оприбутковуються на баланс за чистою вартістю реалізації або справедливою вартістю (Дт відповідних рахунків МЦ Кт 719 "Інші доходи від операційної діяльності").

Після проведення інвентаризації та врегулювання її результатів, ТМЦ, що фактично залишилися в наявності, офіційно закріплюються за новим матеріально відповідальним працівником. Це підтверджується підписом нового працівника новому Акті приймання-передачі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!