Списання дебіторської заборгованості: документи та умови у 2025 році

Можна списати тільки якщо існує впевненість про її непогашення

Безнадійна дебіторська заборгованість - це поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк позовної давності (п. 4 НП(С)БО 10). Позивна давність почала свій відлік тільки 04.09.2025 року, випав переіоді карантину та військового стану з 02.04.2020 по 04.09.2025, тому по цій причині списати заборгованість не можна.
Ви списуєте в бухгалтерському обліку заборгованість на витрати, якщо є впевненість про непогашення або минув строк позивної давності. В обліку списують: безнадійну дебіторську заборгованість у межах резерву сумнівних боргів (РСБ), якщо його створювали – Дт 38 «Резерв сумнівних боргів» Кт 36, 37; залишок безнадійної дебіторської заборгованості у сумі понад резерв до складу витрат – Дт 944 «Сумнівні та безнадійні борги» Кт 36,37. Якщо резерв не створювався, так як Ви мікро то Дт 944 Кт 36, 37. Підприємство, яке не коригує різниці, керується при визначенні фінансового результату виключно бухгалтерським обліком, тому списує таку заборгованість на витрати та зменшує як бухгалтерський, так і податковий фінансовий результат. Оформити це варто наказом та бухгалтерською довідкою.
Якщо Ваше підприємство коригує фінансовий результат на податкові різниці Ви добровільно наприклад вирішили коригувати, при списанні безнадійної дебіторської заборгованості застосовують різниці за пунктом 139.2 Податкового кодексу України (ПК). А саме, фінрезультат до оподаткування:
збільшують на суму витрат від списання дебіторської заборгованості понад суму РСБ; (ряд.2.1.3 додатка РІ Тобто збільшують бухфінрезультат на суми, що пройшли у звітному періоді за проводкою Дт 944 Кт 36, 37, 34.зменшують на суму списаної дебіторської заборгованості (у тому числі за рахунок створеного РСБ), що відповідає ознакам, визначеним підпунктом 14.1.11 ПКУ ( ряд.2.2.3 додатка РІ

Зменшують фінрезультатдо оподаткування на суму списаної безнадійної заборгованості як за рахунок резерву так і понад його суму (тобто за проводками Дт38 Кт36, 37, Дт944 Кт36, 37) Отже, свій податковий фінрезультат Ви можете зменшити тільки на суму витрат від списання податкової безнадійної дебіторської заборгованості (пп. 14.1.11 ПКУ). А так як зараз всі строки зупинені треба переконатись, що заборгованість безнадійна.
Що стосується ПДВ Якщо під час реалізації товарів/послуг було нараховано ПДВ: ПДВ не коригується при списанні заборгованості як безнадійної (відповідно до п. 192.1 ПКУ) - оскільки не було повернення товару або перегляду умов договору.
Щодо ПДВ, то, на думку податківців, якщо покупець перерахував передоплату, але товари/послуги так і не отримав (або отримав не в повному обсязі), то після визнання дебіторської заборгованості безнадійною такий аванс перетворюється на безповоротну фіндопомогу. А надання грошової безповоротної фіндопомоги не є об’єктом оподаткування ПДВ. При цьому операція з придбання товарів/послуг відсутня. Тобто не виконана одна з умов формування податкового кредиту. Відтак, покупець, який перерахував аванс і не отримав товари/послуги, повинен відкоригувати податковий кредит з ПДВ на дату списання такої дебіторки (див., наприклад, ІПК ДПСУ від 17.02.2023 р. № 358/ІПК/99-00-21-02-02-06). Тому за такого підходу у періоді списання дебіторки слід зробити запис: Дт 644 Кт 641.
Документальне оформлення
За наявності обставин (спливу строку давності чи впевненності в непогашенні боргу бо дебітор ліквідувався чи за висновком судового виконавця недостатньо майна і всю процедуру стягнення пройшли тощо) типово:- керівник приймає рішення про визнання заборгованості безнадійною та її списання - складається наказ про списання безнадійної дебіторської заборгованості (але навіть якщо такого наказу немає, але відбулися обставини, які дають впевненність в непогашенні – наприклад, дебітор ліквідувався, списання потрібно відобразити);- оформляється бухгалтерською довідкою (або іншим документом внутрішнім - головне, щоб були всі обов’язкові реквізити первинного документа )або- за результатами інвентаризації (можна чекати, якщо у вас річний період і списання в кінці року не викривить даних проміжної фінзвітності) виявляється комісією безнадійна заборгованість (при інвентаризації розрахунків). Зокрема складається до акта інвентаризації розрахунків ще довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, із зазначенням найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (пп. 7.5 р. ІІІ Положення від 02.09.2014 No 879). Та відповідно в протоколі буде безнадійна дебіторська заборгованість, яка підлягає списанню.

2 Ви можете провести зарахування зустрічних однорідних вимог (боргу за березень 2022 року та переплати за вересень 2023 року), якщо це не суперечить умовам договорів з клієнтом. Таку операцію слід оформити угодою про зарахування зустрічних вимог, підписаною обома сторонами. Залишок дебіторської заборгованості, що утворився після взаємозаліку (борг за березень 2022 року), підлягає списанню за тими ж правилами, що описані вище.

Раді допомогти, звертайтесь ще!