Виправлення помилки в первинних документах ФОП: можливості та нюанси

Так, виправлення помилки у паперовій товарно-транспортній накладній (ТТН) можливе й необхідне. Інвентаризація або бухгалтерський облік потребують достовірного первинного документа, тому ТТН, в якій помилково вказано не того перевізника, підлягає виправленню. Основний спосіб внесення змін — коректурний метод відповідно до пункту 4.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну №88.

Виправлення виконується шляхом закреслення помилкових даних (наприклад, ПІБ або назви ФОПа, якого зазначено перевізником) однією рискою так, щоб текст залишався читабельним. Поруч або над закресленим записуються правильні дані — прізвище фактичного водія та назва перевізника, який дійсно надавав послугу. Обов’язковою є помітка "виправлено", а також підписи всіх осіб, які підписували первинний документ, із зазначенням дати внесення змін. Усі ці дії слід відобразити в кожному примірнику ТТН, що знаходиться у сторін операції: у вантажовідправника, перевізника й вантажоодержувача.

Водночас, хоча бухгалтерська довідка не замінює виправлення в ТТН, вона є важливим внутрішнім документом. У довідці доцільно зазначити суть помилки, підстави для її виправлення, правильні реквізити та пояснити, хто фактично виконував перевезення. Така довідка допоможе обґрунтувати облікові записи, якщо виправлення в самій ТТН буде неможливим або неповним.

Додатково, для посилення позиції підприємства доцільно отримати лист-пояснення від ФОПа, який насправді виконував перевезення. У ньому слід викласти підтвердження, що саме він, а не інший перевізник, фактично здійснив транспортування за відповідною ТТН, і що зазначення іншого ФОПа було помилковим.

Насамкінець, згідно з частиною другою статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», первинний документ повинен містити відомості, що дозволяють ідентифікувати сторони господарської операції. Якщо у ТТН неправильно зазначено перевізника, це вважається суттєвим порушенням, що може поставити під сумнів реальність господарської операції. Тому правильне виправлення помилки є обов’язковим для належного документального оформлення витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!