Облік відпустки та лікарняного працівника без довідки про зарплату

У вас декілька питань, які впливають один на одного. І перенесення відпустки, і лікарняний сумінсику та вплив на розрахунок відпускних.

Перенесення відпустки. Згідно з п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#Text та п. 1 ч. 2 ст. 80 КЗпП у разі тимчасової непрацездатності працівника, підтвердженої листком непрацездатності, щорічна відпустка має бути подовжена чи перенесена на інший період на кількість календарних днів, протягом яких працівник був непрацездатний. Невикористану частину відпустки через хворобу:
— надають відразу після закінчення хвороби або оформленої раніше відпустки. Тобто подовжена відпустка розпочинається з дня, коли працівник повинен був приступити до роботи (див. лист Мінсоцполітики від 21.03.2019 р. № 369/0/206-19),
або
— переносять на інший період.
Переносити її чи продовжувати відпустку, роботодавець і працівник погоджують між собою. Працівник надає заяву про перенесення /продовження відпустки, а роботодавець видає відповідний наказ.Лікарняні при цьому оплачують в загальному порядку.
У разі подовження відпустки через хворобу її невикористану частину надають одразу після закінчення хвороби або оформленої раніше відпустки.
2. Коригування в обліку проводять у місяці, у якому працівник надасть лікарняний лист як документальну підставу для перенесення чи подовження відпустки, а також для оплати періоду непрацездатності. Подальші дії бухгалтера залежать від того, чи потрібно перераховувати відпускні. На це впливає період, на який переносять (подовжують) відпустку. Так, якщо дата початку продовженої відпустки приходиться на той самий місяць, коли її надали первісно, то перерахунок відпускних проводити не потрібно. Працівнику просто нараховують лікарняні. Якщо дата початку продовженої відпустки приходиться на наступний місяць, то потрібно проводити перерахунок відпускних. У такому разі відпускні обчислюють заново — на підставі нового розрахункового періоду. Для цього потрібно:
1. Сторнувати суму нарахованих відпускних за календарні дні, які припадають на період непрацездатності.
2. Нарахувати відповідну суму лікарняних.
3. Якщо відпустку подовжують на час перебування на лікарняному, то нарахувати заново відпускні на основі нового розрахункового періоду, включаючи до середнього заробітку в т.ч. щойно нараховані лікарняні (див. лист Мінсоцполітики від 21.03.2019 р. № 369/0/206-19).Тож якщо у вас дата продовженої / перенесеної відпустки приходиться на наступний місяць. відповідно потрібно утримати відпускні, середню ЗП слід визначати нову і суму відпускних також за новою середньою зарплатою.
Отже, у вас дата перенесеної відпустки приходиться на наступний місяць, на листопад. Відповідно потрібно утримати відпускні за 9 днів, які співпали із лікарняним, розрахувати нову середню ЗП і суму відпускних за 9 днів продовженої/перенесеної відпустки за новою середньою зарплатою. Також у будуть нараховані лікарняні (у листопаді або в грудні).

Лікарняний суміснику. ЛН суміснику не буде оплачений без довідки, але розпорядчий документ про призначення лікарняних має бути. Пунктом 30 Порядку 1266 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1266-2001-%D0%BF передбачено: Страхові виплати та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця здійснюються на підставі виданого в установленому порядку листка непрацездатності (у разі видачі листка непрацездатності у формі документа на папері - на підставі його копії, засвідченої підписом керівника і скріпленої печаткою (у разі наявності) за основним місцем роботи) та довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи. Якщо особа працює на кількох роботах за сумісництвом, додатково додаються довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом.
У такому разі сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування єдиного внеску.
Проте сам розрахунок здійснюється окремо за основним місцем роботи та сумісництвом. Якщо таку довідку не надано, бухгалтерія не може визначити середню ЗП і нарахувати оплату перших 5 днів суміснику.
Про це також зазначав ПФУ у листі від 28.03.2025 р. № 2800-030401-8/20889
Отже, страхувальник на підставі ЛН (копії ЛН) має прийняти рішення про оплату ЛН. Довідка для прийняття рішення не потрібна. Проте працівник має бути повідомлений про те, що він має надати до бухгалтерії довідку з основного місця роботи про середню зарплаті і у разі її відсутності лікаряняний не буде оплачений. При чому не буде оплачений ЛН повністю, як за рахунок роботодавця, так і за рахунок ПФУ.

Отже у вас ЛН не оплачується. Тому дні такого лікарняного показуйте з кодом НН. Відпустку -з кодом В, в тому числі продовжену чи перенесену.
При розрахунку нової середньої зарплати оплати лікарняних не буде, тому дні неоплачуваного лікарняного слід виключити із розрахункового періоду

Раді допомогти, звертайтесь ще!