Вимоги до документів при готівкових операціях та електронному обігу

1. Відповідно до п. 23 Положення № 148 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n98) касові документи можуть бути паперовими або електронними. Електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу. Працівник підприємства для підписання електронного касового документа зобов’язаний використовувати кваліфікований електронний підпис.

Тобто якщо на підприємстві є наказ про електроннй документообіг, то друкувати ПКО не обов’язково.

Електронні ПКО повинні зберігатися у спосіб, що унеможливлює їх втрату та забезпечує цілісність (наприклад, у хмарному сховищі, базі даних бухгалтерської програми, зі створенням резервних копій). Важливо, щоб документи зберігалися разом із накладеними на них КЕП. Під час перевірки контролюючими органами ви повинні мати можливість надати доступ до цих електронних документів. Це може бути як візуальне відтворення на екрані комп'ютера, так і, на вимогу перевіряючих, виготовлення паперових копій ( ст. 7, 13 Закону № 851 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n73).

2. У разі здачі готівку через касу банка, достатньо підкалсти під ВКО чек (квитанція) банку (п. 29 Положення № 148).
3. За загальним правилом відповідно до п. 45-1 Положення № 148 керівник підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розділах III та IV цього Положення, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.

Тобто Наказом директора має бути визначена особа, що може підписувати документи за касирів. Але якщо йдеться про електронний документообіг, то тоді касові ордери мають підписувати касири особистими ключами

4. Формою касових ордерів печатка передбачається на відрівної частині ПКО. Так відповідно до п. 25 Положення №148 про приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки підприємства.

Тобто печатка не обов’язкова.