Якщо із працівником укладено трудовий договір то до ДПС потрібно подати повідомлення про прийняття на роботу відповідно до постанови 413 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/413-2015-%D0%BF#Text . Зробити це потрібно до початку роботи.Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця, та повідомлення органу ДПС про прийняття працівника на роботу (ч. 3 ст. 24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text ). Повідомлення подається роботодавцем до органів ДПС за місцем його обліку, як платника ЄСВ, до фактичного початку роботи працівника за укладеним з ним трудовим договором за формою згідно з додатком до постанови КМУ від 17.06.2015 р. № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу». Відповідно до ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення ДПС України про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ.
Тобто подати повідомлення потрібно саме до початку роботи такого працівника. Наприклад, якщо початок рооти працівника починається ввечері, а повідомлення подано вранці або в обід, то норма буде виконаною, оскільки повідомлення подане до початку роботи. Але вважаю, що якщо повідомлення буде подане несвоєчасно, штрафів не буде. Ані в ст. 265 КЗпП, ані в КпАП немає відповідальності саме за таке порушення як «неповідомлення або несвоєчасне повідомлення ДПС України про прийняття працівника на роботу». Проте неповідомлення (несвоєчасне) повідомлення податкової про прийняття працівника на роботу, слід кваліфікувати як «порушення інших вимог законодавства про працю, крім передбачених абз. 2–9 ч. 2 ст. 265 КЗпП», що може загрожувати роботодавцю штрафом у розмірі 1 МЗП (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Проте в разі виконання припису Держпраці та усунення виявлених порушень, передбачених абз. 4–6, 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП, у визначені приписом строки заходи щодо притягнення до відповідальності не застосовуються (ч. 6 ст. 265 КЗпП).
Але перевірте дати, бо виходить плутаница. Адже ви пишете, що прийняті працівники ще в 2023 році, а наказ у вас від 2025 року.