У бухобліку означені роботи, на наш погляд, доречно обліковувати як поліпшення і відображати на субрахунку 117.

Судячи із запитання мова йде саме про поліпшення орендованого приміщення (принаймні, зважаючи на досить суттєву вартість закуплених матеріалів), а не підтримання його в робочому стані. Якщо це дійсно так, то в бухобліку в такому разі слід діяти за приписами абз. 2 п. 4 р. II НП(С)БО 14 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0487-00#n61.
Там сказано, що затрати, пов’язані із поліпшенням (скажімо, модернізація, модифікація, добудова, дообладнання або реконструкція орендованого об’єкта), що призводять до збільшення майбутніх економвигод первісно очікуваних від використання об’єкта оренди, орендар зобов’язаний показувати як капінвестиції у створення інших необоротних матеріальних активів.
Тобто вказані витрати спочатку акумулюють в дебеті субрахунку 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів» (Дт 153 Кт 20, 66, 65, 13 тощо). А вже після завершення поліпшувальних робіт зібрані суми перекидають на субрахунок 117 «Інші необоротні матеріальні активи»: Дт 117 Кт 153 (див. пояснення до згаданого субрахунку в Інструкції № 291 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#n46).
В подальшому орендар повинен стандартно амортизувати такий «умовний» об’єкт упродовж строку його корисного використання, починаючи з місяця, наступного за місяцем завершення поліпшувальних робіт — п. 23, п. 29 НП(С)БО 7 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#o116.

Загалом з метою бухобліку термін експлуатації для об’єкта основних засобів, утвореного витратами на поліпшення орендованого об’єкта, доцільно встановлювати в межах строку оренди.

У бухобліку амортизувати об’єкт, сформований із витрат на поліпшення орендованого об’єкта основних засобів, можна двома методами: прямолінійним та виробничим (п. 27 НП(С)БО 7). Суми нарахованої амортизації доречно показувати на тих же рахунках, що і суми орендної плати.

Якщо ж Ви все таки проводите роботи, направлені на підтримання орендованого приміщення в робочому стані, то в такому разі всі понесені витрати Ви можете одразу списати до складу витрат періоду. Витратний рахунок в цьому разі доречно обирати той, на який Ви, власне, списуєте й суму орендної плати.
Щодо документів, то, на наш погляд, в цьому випадку Ви можете оформити в довільній формі акт на списання матеріалів, використаних під час поліпшення орендованого приміщення.