Витрати на паливо в закордонному відрядженні: корпоративна картка та оподаткування

У випадку, коли працівник вирушає у відрядження за кордон на власному автомобілі, а паливо для цього авто заправляється за рахунок корпоративної картки підприємства, така оплата вважається додатковим благом, що підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором, а в певних випадках — і ЄСВ.

Розглянемо підстави для цього.

Інструкція №5 (п. 2.3.4) прямо зазначає, що компенсація вартості пального у випадках, не передбачених чинним законодавством, є індивідуальною виплатою, що має характер оплати праці, а отже — є об’єктом для нарахування ЄСВ.

Перелік №1170 передбачає, що компенсація за використання особистого транспорту чи інструментів працівника не є базою для ЄСВ. Проте це не стосується випадків, коли мова йде саме про компенсацію витрат на пальне — тоді діє інша норма, і ЄСВ нараховується.

Податковий кодекс України (пп. 164.2.17 ст. 164) визначає, що додатковим благом вважається, зокрема, компенсація вартості використання майна працівника, якщо таке використання не оформлене належним чином. Відповідно, такі виплати включаються до загального оподатковуваного доходу і підлягають оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Це пояснюється тим, що незалежно від того, чи паливо було оплачене безпосередньо (через картку), чи компенсоване згодом, працівник фактично отримує вигоду — додаткове благо.

Якщо використання автомобіля працівника не оформлене договором оренди або позички, а паливо не обліковується як витрати на актив підприємства, забезпечення працівника пальним розцінюється як додаткове благо і підлягає оподаткуванню згідно з пп. «а» та «г» пп. 164.2.17 ПКУ.

Цю позицію підтверджує й консультація ДПС (ГУ ДПС у Вінницькій області, 04.11.2021), де зазначено, що компенсація вартості використання особистого авто без договору оренди є додатковим благом і оподатковується ПДФО та ВЗ: https://vin.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/520016.html

Тому розрахунок за паливо корпоративною карткою для особистого авто працівника у відрядженні (в тому числі за кордоном) є оподатковуваним доходом — навіть якщо мета поїздки службова. Зауважимо, що як додаткове благо це також частина інших заохочувальних і компенсаційних виплат, а отже підпадає під нарахування ЄСВ.

Є нюанс: якщо оформлено договір про використання автомобіля у службових цілях — компенсація оподатковується лише ПДФО і ВЗ, а ЄСВ не нараховується, оскільки прямо виключена Переліком №1170. Але якщо в договорі чи наказі згадується компенсація саме вартості пального — це вже не компенсація використання транспортного засобу як інструменту праці, а відшкодування особистих витрат, тобто додаткове благо, на яке нараховується ЄСВ.

Для уникнення таких наслідків підприємству слід або укласти договір позички чи оренди, або передбачити компенсаційний механізм відповідно до ст. 125 КЗпП — із належним документальним оформленням та оподаткуванням. Посилання на цю статтю лише надає правову підставу для компенсації, але не звільняє її від оподаткування.

Жоден компенсаційний механізм не звільняє від ПДФО та ВЗ, якщо використання особистого авто не оформлене договором позички ао оренди, а витрати покриває підприємство. Єдина податкова перевага "компенсаційного" підходу — звільнення від нарахування ЄСВ згідно з Переліком №1170.