Відновлення трудової книжки та особової справи працівника: рекомендації

Відновіть кадрову документацію і оформіть дублікат трудової книжки.

Для початку слід створити комісію для засвідчення факту втрати (знищення) документів та визначити перелік знищених документів.

Після цього затверджується акт про втрату або знищення документів, який зазвичай оформлюється у вигляді таблиці з графами, що відповідають зведеному акту про вилучення документів для знищення. Надалі документи слід відновлювавати згідно з цим переліком.

Зразок наказу Наказ про створення комісії для проведення розслідування, щодо знищеної кадрової документаці

Зразок акту Акт про знищені та відсутні первинні документи

В усіх реквізитах, де передбачено підпис посадових осіб, які померли, виїхали за кордон чи звільнилися, і місце їх перебування невідомо, мають будуть зазначені назви їх посад, власні імена та прізвища, як це було в оригіналах. Натомість місце для особистого підпису буде порожнім. Засвідчити ці документи потрібно буде самому директору або іншій посадовій особі за дорученням директора певним чином, а саме – на кожному відновленому документі у правому верхньому куті зазначається слово «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії або наказу директора.

Якщо втрачений журнал реєстрації кадрових наказів, його потрібно також відновити і відновленим документам може бути присвоєний інший номер.

Щодо заяви працівника, працівник маж написати нову заяву, на якій також ставиться позначка "відновлено".

Після відновлення кадрової документації на підставі заяви працівника видається дублікат трудової книжки. Порядок оформлення дубліката трудової визначений в пункті 5 п.5.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o15).