Зберігання первинної документації: терміни без перевірок та вимоги

Термін зберігання договорів, актів, видаткових, банківських виписок 1825 днів

Відповідно до п. 44.3.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1120 термін зберігання первинної бухгалтерської документації, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, складатиме 1825 днів щодо підприємсті які є платниками податку — резидентами України, нерезидентами, які здійснюють господарську діяльність на території України через постійне представництво або отримують доходи із джерелом походження з України, та інші нерезиденти, на яких покладено обов’язок сплачувати податок у порядку, встановленому р. ІІІ “Податок на прибуток підприємства”, а також неприбуткові організації, визначені п. 133.4 ПКУ.

Положення п. 44.3.3 ПКУ зобов’язує підприємства зберігати 1095 днів інші документи, на які не поширюються вимоги п. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ, а також документи, пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

З метою недопущення передчасного знищення документів первинного бухгалтерського обліку у зв’язку з закінченням строку їх зберігання, необхідно коректно визначати дату, з якої строк зберігання документів повинен вираховуватися. Відповідно до п. 44.3.4 ПКУ строки зберігання документів та інформації, необхідно починати відраховувати з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ для складення якої використовуються зазначені документи або інформація, а в разі її неподання із дати, яка передбачена ПКУ як граничний строк подання такої звітності, а для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, із дня здійснення відповідної господарської операції.

Підприємству необхідно відсортувати документи, що зберігатимуться 1825 днів, повний перелік документів із бухгалтерського обліку та звітності із зазначеними строками зберігання знайдете в пункті 4.2 розділу I Переліку № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Вираховуючи строки зберігання первинних бухгалтерських документів, підприємству необхідно врахувати, що за останні п’ять років, строки проведення податкових перевірок, і, як наслідок, зберігання документів підприємства зупинялися і поновлювалися. Так, 18.03.2020 р. було введено мораторій на проведення податкових перевірок у зв’язку з епідемією COVID-19, до його завершення, 30.06.2023 р., і строки зберігання первинних бухгалтерських документів мали поновитися 01.07.2023 р. Потім 24.02.2022 р. в Україні було введено воєнний стан, у зв’язку з чим, було внесено зміни до ПКУ та введено додатковий мораторій на проведення податкових перевірок. Згодом змінами до законодавства було дозволено проводити податкові перевірки платників податків із 01.08.2023 р., у зв’язку з чим, строки зберігання документів фактично зупинялися з 18.03.2020 р. по 30.07.2023 р., і поновилися 01.08.2023 р. Необхідно не враховувати цей період у загальні строки зберігання документів, і доплюсувати його до загальних строків зберігання документів.

Відповідно до п. 44.6 ПКУ в разі, якщо до закінчення перевірки підприємство не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи, незалежно від причин такого ненадання, окрім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами, що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні в такого платника податків на час складення такої звітності. Отже, перш ніж знищувати документи, впевніться, що строки їх зберігання вже спливли.

Матеріали на платформі: https://7eminar.ua/events/3100/5965

Раді допомогти, звертайтесь ще!