Хто відтепер зобов'язаний зберігати первинку 7 років

Законодавчі зміни щодо строків зберігання документів

Сьогодні будемо обговорювати строки зберігання первинних документів у зв'язку зі змінами в законодавстві. А там насправді зараз є багато нюансів, коли документацію взагалі треба зберігати до 7 років. 

Ми з вами звикли до типової відповіді, що первинні документи, в цілях податкової перевірки, треба зберігати три роки. Якщо цей час з моменту їх створення минув, документи можна спокійно знищувати. На жаль, це правило залишається в минулому та більше не працює. Перший дзвіночок для нас відбувся у зв’язку з впровадженням на території України карантину, який зупинив строки давності. А отже документи потрібно зберігати на весь час дії паузи у зв'язку із карантином, чи навіть воєнного стану, плюс три роки. Норму, що регулює це питання, можемо побачити у ст. 102.3.2 ПКУ, де пише, що під час дії заборони законом чи рішенням суду проводити податкові перевірки строк позовної давності зупиняється. Проте, це лише норма, яка призупиняє існуючий строк позовної давності та ставить на ньому паузу.

Змінами до Податкового кодексу, якими впроваджено автоматичний обмін податковою інформацією, суттєво збільшено самі строки зберігання первинних документів. І насправді цей Закон вже набрав чинності 28 квітня 2023 року. Якщо ви подаєте звітність, що стосується трансферного ціноутворення або ж звітність щодо контрольованих іноземних компаній, то первинні документи, які стосуються цієї звітності, тепер потрібно зберігати довше, 2555 днів, тобто це становить 7 років. Ця норма поширюється більшою мірою на юридичні особи, але також і на звичайних фізичних осіб, які мають КІК і подають про це звітність в Україні. Очевидно, що звітність про трансфертне ціноутворення подається лише юридичними особами, тому частина цієї норми актуальна лише для юридичних осіб, а інша частина, як і для юридичних осіб, так і для фізичних осіб щодо КІК.

Загальний строк зберігання первинних документів для юридичних осіб на загальній чи спрощеній системах оподаткування, а також для юридичних осіб, що мають статус неприбуткових, тепер буде встановити 1825 днів, тобто 5 років. В межах цих 5 років треба зберігати первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності та будь-які інші документи, які є пов'язаними з обчисленням та сплатою податків.

Також у нас і залишився класичний строк зберігання первинних документів у три роки. І норма прописана щодо цього класичного строку, наступним чином. Пп. 44.3.3 та 44.3.4 ПКУ в новій редакції, в яких вказано, що для документів, на які не поширюються спеціальні строки зберігання у 5 чи 7 років, діє класичний строк зберігання 3 роки, тобто 1095 днів. Якраз ось ця остання норма в основному має бути лише для фізичних осіб, а також фізичних осіб – підприємців (ФОПів). Тобто якщо ви ФОП і це незалежно від системи оподаткування треба зберігати документи в цілях податкової перевірки три роки, по класичних строках. Але враховуйте також паузи у строках позовної давності через карантин та воєнний стан. Якщо ж ви фізична особа, яка подає річну декларацію, теж документи зберігайте три роки, враховуючи згадані паузи у строках позовної давності. Проте, якщо у вашій декларації фізичної особи також є інформація про ваш КІК за кордоном, строк зберігання документів одразу зросте до семи років. Це потрібно враховувати. До речі, пам'ятайте також і специфіку обрахунку строку давності, він починає рахуватися із наступного дня, з моменту створення якогось первинного документа. Наприклад, якщо первинний документ складено 5 травня, то строк 3, 5 чи 7 років починає відраховуватися з наступного дня, тобто з 6 травня.

Підсумки. Враховуючи зміни в законодавстві, первинні документи будь-які юридичні особи мають зберігати 5 років, це стосується як спрощеної, так і загальної системи оподаткування, а також неприбуткових організацій. Проте, якщо ваша юридична особа подає звітність по трансфертному ціноутворенню чи контрольованих іноземних компаніях, то тоді строк зберігання документів зросте до 7 років. А от ФОПи на будь-якій системі оподаткування чи фізичні особи у разі подання декларації повинні й надалі дотримуватися звичайного строку позовної давності у вигляді трьох років і зберігати документи три роки. Враховуючи отриману інформацію не забудьте пере налаштувати свої процеси щодо зберігання первинних документів.