Облік витрат ФОП при переході на загальну систему оподаткування

При переході з єдиного податку на загальну систему оподаткування для цілей визначення чистого оподатковуваного доходу діє принцип: до витрат можна включати лише ті витрати, які пов'язані з доходами, отриманими на загальній системі.

Оскільки кошти за послуги надійшли у вересні, коли ви були на спрощеній системі, а витрати (паливо, відрядження, запчастини) були здійснені як до, так і після переходу на загальну систему, існують певні нюанси обліку таких витрат.

1. Витрати на паливо (01.10 - 05.10.2025) та відрядження (жовтень):

Витрати на паливо та частину відрядження, що припадають на період після переходу на загальну систему (з 01.10.2025), можуть бути враховані у складі витрат, якщо вони пов'язані з отриманням доходу і підтверджені документально (чеки, квитанції, проїзні документи, накази про відрядження, звіти про використання коштів тощо). Важливо, щоб ці витрати були фактично понесені після переходу на загальну систему.
Важливо: Необхідно забезпечити наявність первинних документів, що підтверджують зв'язок між витратами на паливо, відрядження та конкретним рейсом, за який отримано дохід.

2. Придбання гуми та інших запчастин:

Придбання гуми та інших запчастин, здійснене за кошти, що надійшли на рахунок у вересні (тобто, коли ви були на спрощеній системі), може викликати питання щодо їх обліку у складі витрат на загальній системі.
В загальному випадку, витрати мають бути понесені в період перебування на загальній системі. Проте, якщо є документальне підтвердження, що ці запчастини були використані для надання послуг саме в період після переходу на загальну систему, то є можливість включити їх вартість до складу витрат.
Складіть акт введення в експлуатацію придбаних запчастин, де вкажіть дату введення в експлуатацію (після переходу на загальну систему) та їх зв'язок з господарською діяльністю.

Витрати на заправку, що припали на період з 01.10.2025 по 05.10.2025, за своєю суттю, пов'язані з доходом, який Ви вже оподаткували єдиним податком у вересні. Згідно з позицією податкових органів (яка здебільшого стосується товарів/послуг, оплачених на ЄП, а проданих на ЗСО, але її логіка застосовна), витрати, пов'язані з доходами, які були отримані в період перебування на ЄП, не можуть бути включені до витрат на ЗСО. Оскільки дохід від цього перевезення був отриманий на ЄП, найімовірніше, податкова не дозволить Вам включити частину витрат на паливо, понесених після 01.10.2025, до складу витрат на ЗСО.

На ЗСО витрати визначаються за моментом їх фактичного здійснення (за датою оплати та/або оприбуткування, залежно від виду витрати), а не за моментом отримання доходу, яким вони покриваються. Факт того, що гроші, якими Ви оплатили покупку, надійшли в період ЄП, не впливає на право включення витрати до податкового обліку ЗСО.

Раді допомогти, звертайтесь ще!