Як правильно облікувати повернення зайво нарахованих відпускних

Для відображення цієї операції в обліку вам необхідно:

Сторнувати (відняти) суму зайво нарахованих відпускних та пов'язаних з ними ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
Відобразити нарахування зарплати за вересень.
Заборгованість працівника, що залишилася після остаточного розрахунку, перенести з рахунку 661 на рахунок 377 «Розрахунки з іншими дебіторами».
Відобразити погашення цієї заборгованості надходженням коштів на рахунок підприємства.
Обґрунтування

Ситуація, коли працівник звільняється до закінчення робочого року, в рахунок якого він уже отримав відпустку, є стандартною. Роботодавець має право утримати суму відпускних за невідпрацьовані дні. Це передбачено Кодексом законів про працю України, ст. 127.

Розглянемо бухгалтерські проведення крок за кроком.

Крок 1. Сторнування зайво нарахованих відпускних

Перш за все, необхідно відкоригувати (сторнувати) суми, які були нараховані раніше за дні відпустки, використані «наперед». Для розрахунку береться той середньоденний заробіток, який застосовувався під час нарахування цих відпускних.

Припустимо, сума зайво нарахованих відпускних («брудна» сума) становить 5000 грн.

Сторнування суми відпускних:

Дт 23, 91, 92, 93, 94 (рахунок витрат, на який відносили відпускні) Кт 661 «Розрахунки за заробітною платою»
Сума: -5000,00 грн (методом «червоне сторно»).
Сторнування нарахованого ЄСВ (22%):

Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 651 «За розрахунками із загальнообов'язкового державного соціального страхування»
Сума: -1100,00 грн (-5000,00 * 22%).
В результаті цих операцій у вас виникне дебетове сальдо за рахунком 661, що відображає борг працівника перед підприємством.

Крок 2. Нарахування остаточного розрахунку та утримання боргу

Далі ви нараховуєте працівнику зарплату за відпрацьований час у вересні.

Припустимо, зарплата за вересень — 4000 грн.

Нарахування зарплати за вересень:

Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 661
Сума: 4000,00 грн.
Розрахунок ПДФО та Військового збору: Податки утримуються із загальної бази оподаткування за місяць, яка дорівнює: Зарплата (4000) - Сторновані відпускні (5000) = -1000 грн. Оскільки база від'ємна, ПДФО та ВЗ за вересень не утримуються. Більше того, у підприємства виникає переплата з цих податків, яку можна буде зарахувати в рахунок майбутніх платежів.
Визначення залишку боргу:

Борг працівника (дебет 661): 5000 грн (від сторнованих відпускних).
Нараховано працівнику (кредит 661): 4000 грн (зарплата).
Залишок боргу: 5000 - 4000 = 1000 грн.
Оскільки зарплати не вистачило для покриття всієї суми, працівник має повернути залишок.

Крок 3. Перенесення боргу та його погашення працівником

Залишок боргу недоцільно залишати на рахунку 661. Його слід перенести на рахунок розрахунків з іншими дебіторами.

Перенесення залишку боргу:

Дт 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» Кт 661
Сума: 1000,00 грн.
Цією проводкою ви закриваєте розрахунки з працівником за зарплатою (сальдо по 661 стає нульовим) і відображаєте його борг як іншу дебіторську заборгованість.
Погашення боргу працівником (внесення коштів на рахунок):

Дт 311 «Поточні рахунки в національній валюті» Кт 377
Сума: 1000,00 грн.
Ця проводка закриває дебіторську заборгованість працівника.
Після цих операцій розрахунки з працівником будуть повністю закриті.

Раді допомогти, звертайтесь ще!