Облік витрат на пальне та використання автомобіля в ГО

Перш за все, необхідно оформити договір позички. Також доцільно скласти положення про автотранспорт на підприємстві. До договору позички застосовуються ті самі умови, що і до договору оренди згідно з ЦКУ, тому автомобіль є повноцінним службовим транспортом.

Цей автомобіль підприємство як позичкоотримувач (так само як орендар) повинно утримувати, ремонтувати, заправляти за власний рахунок. Епізодичні випадки, коли працівник використовує власні кошти, можуть мати місце, якщо витрати здійснює особа, уповноважена здійснювати закупівлі ТМЦ від імені підприємства. Керівник є такою особою. У цьому разі, якщо закупівля була здійснена за рахунок власних коштів, але оплата відбулася через банк — карткою або за безготівковим розрахунком — достатньо підтвердних документів, авансовий звіт за п. 170.9.4 не потрібен.

При цьому, якщо придбано пальне на відповідну суму, то підприємство оприбутковує це пальне на цю суму. Списання пального відбувається за нормами, відповідно до пробігу. Для цього мають бути затверджені норми (наказом по підприємству) та складатися подорожні листи. Списання оформлюється актом. Документацію щодо списання пального ми розглядали у статті: https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Якщо автомобіль переданий у позичку, керівник не може заправляти його за власний рахунок та використовувати у власних цілях. На період дії договору позички це фактично автомобіль підприємства. Отже, якщо керівник заправив автомобіль за власний кошт, це означає, що пальне придбано підприємством через підзвітну особу. Підприємство має відшкодувати всю суму керівнику та використовувати пальне для власних потреб, у тому числі для поїздок у межах відповідної програми.

. Усе пальне, придбане для цього автомобіля, належить підприємству.Найбільш безпечний та правильний варіант — це оприбуткувати все пальне на баланс ГО на повну суму чека (1999,80 грн), а відшкодувати голові ГО лише документально підтверджену вартість пального, використаного на поїздку (920,55 грн). Залишок пального залишиться на балансі організації і може бути використаний для майбутніх поїздок в межах гранту. У такому разі ГО має визначити безоплатне отримання пального, і слід перевірити у статуті, чи може бути безоплатне отримання ТМЦ джерелом доходів ГО. А витрати за програмою ГО може визнавати лише в межах установлених норм і тільки на конкретні поїздки, передбачені кошторисом цієї програми. Решта пального може використовуватися на інші адміністративні потреби або поїздки.

оприбуткування Дт 203 «Паливо» Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Відшкодування Дт372Кт311, визнання решти пального як безоплатної, тобто цільвого надзодження Дт372 Кт48

списання Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» Кт 203 «Паливо»

визнання доходу на суму витрат: Дт 48 «Цільове фінансування і цільові надходження» Кт 718 «Дохід від безоплатно одержаних оборотних активів»

Головне — не можна «перекидати» позичений автомобіль у користування власнику (Голові) під час дії позички і потім зворотно передавати підприємству. На весь період договору позички автомобілем може користуватися лише підприємство. Якщо Голова використовує його у власних цілях — це порушення, по-перше, умов договору, по-друге, виникає додаткове благо, по-третє — це нецільове використання коштів неприбуткової організації, що створює значні ризики.

Доцільно переглянути умови використання автомобіля.

Більш логічним варіантом є укладення з Головою договору про використання власного транспорту у службових цілях, та відшкодування йому фактично витраченого пального та утримання з цього відшкодування ПДФО 18% і військового збору 5% (ознака доходу — 127). Використання працівниками власного автомобіля з отриманням компенсації не є базою для нарахування ЄСВ (Перелік №1170). Тоді все буде простіше: Дт949Кт685/Голова, Дт685Кт6411,642, Дт685Кт311, Дт6411,642 Кт311. Пальне підприємство не оприбутковує, а лише відшкодовує розраховану кільксть Голові. Розрахунок робиться за подрожнім листом та узгодженими нормами (це все слід зазанчити в довгорі про використання влансог автотранспорту в службовихз цілях). Автомобіль в позчику не оформлюється, Голова може використовувати свій автмобіль вільно, дохід Голови оподатковується - це зводить ризики до мінімуму.