ТОВ не може напряму оплачувати рахунок на фізособу, бо це не підтверджує витрати для бухгалтерського та податкового обліку і може призвести до донарахувань з податків.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155, будь-які витрати підприємства повинні бути підтверджені первинними документами, які фіксують господарську операцію.

У таких документах має бути зазначений саме суб’єкт господарювання - тобто ТОВ як платник та споживач послуги.

Якщо рахунок виставлено на фізичну особу, то він не є належним первинним документом для ТОВ, а значить витрати не можуть бути віднесені до витрат підприємства; при податковій перевірці є ризик невизнання витрат і донарахування податку на прибуток.

У податковому аспекті: фактична оплата чужого рахунку виглядає як сплата за третю особу. Податкові органи можуть трактувати це як компенсацію витрат фізичної особи. У такому випадку в ТОВ виникають обов’язки податкового агента: нарахування та сплата ПДФО (18 %) і військового збору (5 %).

Ризики: невизнання витрат, донарахування податків і штрафні санкції.

Тому можливі варіанти оформлення: укласти окремий договір компенсації з фізособою з актами та враховувати податкові наслідки (ПДФО + військовий збір) або в перспективі переукласти договори з постачальниками на ТОВ.

Детально ця тема розглядалася у статті «ФОП і відшкодування комунальних платежів при оренді» https://7eminar.ua/news/3995-fop-i-vidskoduvannya-komunalnix-plateziv-pri-orendi

Раді допомогти, звертайтесь ще!