ТОВ, що здійснює заправку авто за паливними картками, має підтверджувати витрати пального первинними документами (наприклад, подорожніми листами), актом списання палива, а також мати підтвердження отримання пального - видаткову накладну та чек.

Щоб облік витрат пального, заправленого за паливними картками, був правомірним, ТОВ має забезпечити повний документальний супровід господарської операції.

Перш за все, отримання пального на АЗС фіксується видатковою накладною та фіскальним чеком при заправці, що відповідає вимогам статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155

Далі факт витрачання пального підтверджується подорожнім листом, який оформлюється у довільній формі, але з обов’язковими реквізитами: пробіг, витрати палива, показники спідометра тощо.

Якщо пальне витрачається іншою технікою, використовується журнал обліку годин роботи. Після цього складається акт списання пального, затверджений керівником.

У разі відсутності підтвердних документів (актів, подорожніх листів) витрати пального можуть бути визнані непов’язаними з господарською діяльністю - згідно з п. 198.5 ПКУ, у такому разі нараховуються компенсувальні податкові зобов’язання з ПДВ.

Якщо пальне використано без пояснень або документів - це розцінюється як додаткове благо працівника, з відповідним нарахуванням ПДФО, військового збору, ЄСВ та відображенням у податковій звітності.

Таким чином, відсутність оформлених належним чином первинних документів несе податкові ризики, визнання витрат недійсними та фінансові санкції під час перевірок.

Докладніше про порядок списання пального та його документальне оформлення можна дізнатися зі статті за посиланням: https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!