Згідно зі ст. 24 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141) при укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки.

Тобто роботодавець має відкрити трудову книжку тільки за бажанням працівника. Якщо працівник такого бажання не має, паперова трудова книжка не заводиться, а всі дані до так званої "електронної трудової книжки", а фактично до реєстру застрахованих осіб, вносяться з Д5 об’єднаної звітності, яка подається роботодавцем.

Сканувати і передавати до ПФУ трудові книжки необхідно тільки по працівникам, які працювали до червня 2021 року, коли набрав чинності Закон № 1217 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text).

По прийнятим з червня 2021 року працівникам подавати копії нових трудових книжок не потрібно, адже всі дані уже є в реєстрі за результатом подання звітності.

Відповідно п. 2 постанови ПФУ № 8-3 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0658-22): відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IХ <…> з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.
Тому, в пріоритеті сканування / оцифрування трудових книжок:

- працівників, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше роки;
- працівників, у яких була трудова діяльність за період до 01 липня 2000 року.
Детальніше у нашому матеріалі: https://7eminar.ua/news/6655-skanuvannya-trudovoyi-knizki-u-2025-roci#pershocherhove-podannya-vidomostei-z-paperovoi-trudovoi-knyzhky

Раді допомогти, звертайтесь ще!