Чи потрібно вказувати відповідальних осіб у накладній постачальника

Ці реквізити мають бути, але хто саме вносить їх у документ, Закон не встановлює.

Стаття 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) встановлює:

«Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні містити такі обов’язкові реквізити:
– назву документа (форми);
– дату складання;
– назву підприємства, від імені якого складено документ;
– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
– посади та прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення;
– особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

…Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, якщо такі недоліки не перешкоджають ідентифікації особи, яка брала участь у здійсненні операції, і документ містить відомості про дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо».

Таким чином, за визначенням ст. 9 Закону № 996, посади й прізвища осіб та особистий підпис є окремими реквізитами первинного документа.

Оскільки видаткова накладна є двостороннім первинним документом, закон не зобов’язує постачальника заздалегідь заповнювати посаду отримувача, адже на момент оформлення ця інформація може бути невідомою. На практиці у видатковій накладній особа, що приймає товар, зазначає свою посаду та прізвище, а у випадку отримання за довіреністю — також реквізити такої довіреності. Положення № 88 не забороняє змішане заповнення документів, тобто частково друкованим способом і частково вручну.

Щодо актів, у тому числі електронних, варто звернути увагу на матеріал: https://7eminar.ua/news/11408-vidsutni-posada-ta-prizvishhe-v-elektronnomu-akti-riziki-ta-praktika. У постанові КАС ВС від 15.07.2025 № 440/5003/23 підкреслено, що відсутність у первинних документах назви посади та прізвища особи за наявності підпису і печатки не свідчить про неналежність таких документів як доказів. Водночас існує ризик, що правомірність доведеться відстоювати в суді.

Отже, посада є обов’язковим реквізитом, проте закон не визначає, що саме постачальник повинен його заповнювати. Це може зробити підписант під час підписання. При електронному документообігу ситуація вирішується ще простіше: покупець, отримавши документ від постачальника, може його доповнити необхідними реквізитами (посадою та прізвищем), відхилити попередній варіант і надіслати оновлений документ на підпис постачальнику.

Раді допомогти, звертайтесь ще!