Визначення первинності електронних документів в бухгалтерії підприємства

Електронний документ визнається первинним, якщо містить усі обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік, або якщо ця інформація зашифрована в КЕП підписанта. Відсутність деяких реквізитів може стати підставою для невизнання витрат та податкового кредиту, але на практиці контролюючі органи більше оцінюють реальність господарської операції, ніж формальні ознаки документа.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинний документ має мати такі обов'язкові реквізити:

назву документа;

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тому по питанню 1: якщо в електронному підписі зашифровані посада та ПІБ, тоді вважаємо, що такий документ є вірним.

Тобто таке оформлення документа відповідає законодавчим вимогам, якщо: документ підписаний КЕП (кваліфікованим електронним підписом), який містить інформацію про підписанта та його посаду.

По питанню 2: відповідь аналогічна як по питанню 1.

3. Якщо у верхній частині документа зазначено «Затверджую» з посадою та ПІБ, а внизу немає — цей документ також може вважатися первинним, за умови чіткої ідентифікації особи.

Не визнання документа первинним може спричинити податкові наслідки такі як невизнання витрат та податкового кредиту по таких документах. Однак із практики хочемо зазначити, що при перевірках податківці не перевіряють кожен документ на обов'язкові реквізити, переважно перевіряють суть операції та її реальність.

Також судова практика це підтверджує: складення вірного за всіма реквізитами первинного документа не є беззаперечним доказом реальності господарської операції. Касаційний адміністративний суд у справі № 520/1284/19 резюмує, що наявність первинних документів є обов`язковою, але не єдиною достатньою умовою для формування податкового кредиту та витрат, оскільки виконання зобов`язання за правочином зумовлює складання й інших документів. Формальне складення лише первинного документа не є беззаперечним доказом реальності конкретної господарської операції, якщо контролюючий орган наводить доводи, які ставлять під сумнів її здійснення, зокрема доводи щодо неможливості здійснення поставок контрагентами з огляду на відсутність у них матеріальних, трудових ресурсів для здійснення підприємницької діяльності та не відповідність при цьому номенклатури придбаних товарів номенклатурі поставлених товарів згідно з даними з ЄРПН; епізодичну або обмежену терміном, на який припадають дати виписування документів на операцію з постачання, фінансову та податкову звітність контрагентів, не відображення у цій звітності відповідних податкових зобов`язань.

Раді допомогти, звертайтесь ще!