Формальною ознакою використання є подача форми № 20-ОПП до контролюючого органу про об’єкт оподаткування (пп. 63.3, 63.9 ст. 63 Податкового кодексу України). З цього потрібно почати.

Також внутрішніми документами підприємства можливо закріпити використання транспорту у господарських процесах. Для цього складається та затверджується:

Положення про автотранспорт підприємства, в якому описується порядок використання автомобіля у службових цілях.
Посадова інструкція водія та/або внесення відповідних пунктів до посадових інструкцій працівників, чия діяльність пов’язана з виїздами (наприклад, менеджер з продажу, інженер тощо), із зазначенням можливості використання автомобіля.
Наказ про затвердження норм витрат пального (на підставі наказу Мінтрансу від 10.02.1998 № 43 «Про норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті»).
Наказ про форму подорожнього листа та порядок його заповнення.
Подорожні листи ведуться у затвердженій на підприємстві формі. Вони повинні містити всі обов’язкові реквізити первинного документа, визначені ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV: назву документа, дату складання, назву підприємства, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру, посади і підписи відповідальних осіб. Це важливо, бо саме наявність усіх реквізитів дає право вважати документ первинним для бухгалтерського та податкового обліку.

У подорожніх листах заповнюється не тільки кілометраж, а й маршрут із зазначенням адрес та назв організацій, які відвідували, а бажано — і мета поїздки. У такому вигляді цей первинний документ буде підтверджувати не тільки фактичну роботу автомобіля, що призводить до витрати пального, але й господарський характер таких витрат

Отже, щоб витрати на придбання (або лізинг), утримання і експлуатацію автомобіля, а також витрати на пальне можна було віднести до господарських витрат і вразовувати податковий кредит, було претензій з боку податкових органів, необхідно:

повідомити про автомобіль через форму 20-ОПП;
видати внутрішні накази та положення, що регламентують його використання;
призначити відповідальних осіб;
оформлювати подорожні листи з усіма реквізитами первинного документа;
вести облік та списання пального згідно з нормативними документами.
Докладніше про списання пального та ведення первинної документації, із зразками документів, можна прочитати тут:
https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list
https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!