Списання заборгованості без підтверджуючих документів: бухгалтерські нюанси

Судячи із запитання, у Вас висить не закрита дебіторка.

Відповідно до п. 5 та п. 11 НП(С)БО 10 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0725-99#Text дебіторську заборгованість необхідно вилучати з активів лише у разі визнання її безнадійною. Поняття останньої розкрито у п. 4 НП(С)БО 10. Він до безнадійної зараховує поточну дебіторську заборгованість, щодо якої:
1) існує впевненість про її неповернення боржником;
або
2) за якою минув строк позовної давності.
Строк позовної давності відновиться тільки з 04.09.2025 р. (див. https://7eminar.ua/news/8727-pozovnu-davnist-vidnovleno-yak-obcislyuvati-stroki-z-uraxuvannyam-prizupinennya-na). Тому Ви можете почекати поки закінчиться строк позовної давності за такою заборгованістю і тоді її списати: Дт 944 Кт 371/361.
Або Ви можете застосувати до такої заборгованості критерій «заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення». На жаль, в нацстандартах відсутні будь-які орієнтири, на які можна було би опиратися під час обґрунтування обставин, які вказують на те, що заборгованість не буде повернена (погашена) боржником. Тому формально в кожному конкретному випадку це мірило мають оцінювати управлінці компанії.

У Вас заборгованість явно не буде погашена. Бо формально вона вже "закрита" (тобто постачальник, судячи із запитання, зі свого боку заборгованість закрив). Просто в обліку у Вас ще висить, бо Ви помилково не провели акти по таких роботах/послугах. Тому можна видати наказ по підприємству, в якому написати, що підприємство не вбачає можливості у погашенні такої заборгованості контрагентом і на цій підставі її списати. Разом з тим, в бачаємо в такому варіанті певні ризики. Бо податкова може питати, а чому саме зараз виникла впевненість в не погашенні такої заборгованості і як Ви її можете підтвердити (адже фактично контрагент, як ми зрозуміли із запитання, ще працює, тобто його не ліквідовано). Тому можливо є сенс в цьому разі зачекати закінчення позовної давності і вже тоді списати таку заборгованість на витрати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!