Обмеження на переведення кадрових документів в електронний формат

Вимоги у сфері електронного документообігу викладені у таких основних нормативно-правових актах:

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг».
2. Закон України «Про електронні довірчі послуги»
3. ДСТУ 4163-2020 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.
4. Типова інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.
5. Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.
6. Наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

Пропонуємо алгоритм при введенні електронного документообігу

1. Розробіть внутрішнє положення про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень), повідомлень та інших документів з питань трудових відносин.

2. Видайте наказ про обмін кадровими документами в електрон­ній формі. У ньому зазначте, які саме процеси відбуватимуться в електронном­у документообігу, які відділи та працівники будуть залучені.

3. Підготуйте регламентовані порядки про кваліфікований електронний підпис (далі — КЕП) та розробіть інструкції, як його отримати.

4. Внесіть зміни про електронний документообіг до трудових договорів, шаблонів заяв, наказів про прийняття. Визначте й узгодьте канали електронної комунікації з працівниками, за потреби — індивідуальні.

5. Розробіть внутрішній алгоритм створення та підписання внутрішніх документів для відповідальних осіб та працівників в електронній формі.

На допомогу стаття за посиланням https://kadroland.com/news/4323-elektronnii-dokumentoobig-dlya-kadrovika

Раді допомогти, звертайтесь ще!